W związku z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur wiele przedsiębiorców planuje przekazywanie kontrahentom wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formacie PDF. Takie rozwiązanie ma ułatwić odbiór dokumentów przez klientów, którzy nie korzystają na co dzień z KSeF. Najnowsze stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej pokazuje jednak, że sposób przygotowania wizualizacji może mieć istotne konsekwencje podatkowe. W niektórych przypadkach PDF może zostać uznany za odrębną fakturę, a to rodzi ryzyko zastosowania art. 108 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Zgodnie ze stanem faktycznym przedstawionym w interpretacji indywidualnej z 30 kwietnia 2026 r. (nr 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW) Wnioskodawca, będący czynnym podatnikiem VAT, planował wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF, a następnie przesyłanie kontrahentom ich wizualizacji w formacie PDF. Dokument PDF miał zawierać wszystkie obowiązkowe elementy faktury, numer KSeF, datę przesłania dokumentu do systemu oraz kod QR umożliwiający jego weryfikację. Jednocześnie spółka zakładała możliwość umieszczania w wizualizacji dodatkowych informacji niewystępujących w fakturze ustrukturyzowanej lub pomijania niektórych informacji dodatkowych znajdujących się w pliku XML. Dopuszczalne miały być również różnice w sposobie prezentacji danych, np. stosowanie innych nazw nagłówków czy oznaczeń poszczególnych pól.
Dyrektor KIS nie zgodził się ze stanowiskiem spółki. Organ podkreślił, że wizualizacja faktury ustrukturyzowanej powinna stanowić wierne odzwierciedlenie danych zapisanych w KSeF. Dopuszczalne są jedynie techniczne różnice związane z prezentacją dokumentu, natomiast nie mogą występować rozbieżności, które wpływają na odbiór informacji przez nabywcę lub mogą prowadzić do odmiennego rozumienia warunków transakcji.
Szczególne zastrzeżenia organu wzbudziła sytuacja, w której faktura ustrukturyzowana zawiera dodatkowe dane dotyczące rozliczenia, płatności, obciążeń lub odliczeń, a informacje te nie są prezentowane na wizualizacji PDF. Zdaniem Dyrektora KIS takie rozbieżności mogą wprowadzać odbiorcę w błąd co do rzeczywistej treści dokumentu.
W konsekwencji organ uznał, że jeżeli wizualizacja PDF zawiera wszystkie kluczowe elementy faktury, a jednocześnie nie jest wiernym odzwierciedleniem faktury znajdującej się w KSeF, może zostać potraktowana jako odrębna faktura. W takim przypadku powstaje ryzyko zastosowania art. 108 ustawy, czyli obowiązku zapłaty podatku wykazanego na takim dokumencie.
W praktyce interpretacja stanowi ważne ostrzeżenie dla przedsiębiorców, ponieważ nie wystarczy samo umieszczenie numeru KSeF czy kodu QR na przesyłanym PDF. Kluczowe znaczenie ma zachowanie pełnej zgodności pomiędzy treścią faktury zapisanej w systemie a jej wizualizacją.
Firmy korzystające z własnych systemów ERP, platform sprzedażowych lub narzędzi do generowania dokumentów powinny zweryfikować, czy tworzone przez nie wizualizacje rzeczywiście odzwierciedlają wszystkie dane znajdujące się w strukturze XML. Dotyczy to zwłaszcza pól dodatkowych związanych z płatnościami, rozliczeniami, potrąceniami czy warunkami transakcji.
Stanowisko organu pokazuje, że błędy w projektowaniu wizualizacji KSeF mogą prowadzić do znacznie poważniejszych konsekwencji niż jedynie nieprawidłowa prezentacja dokumentu. W skrajnym przypadku przedsiębiorca może narazić się na zarzut wystawienia dodatkowej faktury dokumentującej tę samą transakcję i obowiązek zapłaty podatku na podstawie art. 108 ustawy. W oparciu o powyższe warto dokonać przeglądu procesów fakturowania aby upewnić się, że generowane wizualizacje są nie tylko czytelne dla kontrahentów, ale przede wszystkim wiernie odzwierciedlają dane znajdujące się w systemie.
Oddział Śląski ISP w Katowicach
40-056 Katowice, ul. Jordana 7B
tel. 32 259 71 50
faks 32 253 99 89
e-mail: biuro.katowice@isp-modzelewski.pl
tel. 32 259 71 50 
maciej.kaszuba@isp-modzelewski.pl 
