Faktura handlowa, zwana również notą obciążeniową albo uznaniową, jest dokumentem, którego status określa wola stron umowy cywilnoprawnej w stosunkach gospodarczych. Faktura ta z reguły zawiera dodatkowe informacje biznesowe, marketingowe oraz reklamowe. Forma tego dokumentu jest dowolna i zależy od woli stron. Dokument nazywany fakturą handlową (ang. commercial invoice) nie jest dokumentem przewidzianym w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z zm. – dalej ustawa z dnia 11 marca 2004 r.). Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i może służyć np. w handlu międzynarodowym do odprawy celnej, naliczenia ceł i podatków oraz potwierdzenia wartości przesyłki. Szczególną uwagę należy zwrócić na funkcjonowanie faktur handlowych w związku z obowiązywaniem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF).
W kontekście skutków wystawianie faktur handlowych ważne stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: Dyrektor KIS) w interpretacji indywidualnej z dnia 10 lipca 2026 r., o znaku: 0112-KDIL1-3.4012.223.2026.2.KK. Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego wnioskodawca dokonując eksportu towarów dokumentował te czynności wystawieniem faktury w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku. Ze względu na to, że przepisy dotyczące podatku obowiązujące w poszczególnych krajach mogą różnić się w zakresie dotyczącym wystawiania faktur oraz elementów jakie te dokumenty powinny zawierać, w celu udokumentowania eksportu towarów dla celów podatku spółka zamierzała nadal wystawiać faktury w dotychczasowy sposób. Dla celów złożenia zgłoszenia celnego natomiast wnioskodawca zamierzał jednak zmienić dotychczasową praktykę i zastąpić załączaną do takiego zgłoszenia fakturę innym dokumentem, który w tym celu spółka zamierza wystawiać, tj. dokumentem określanym jako „faktura handlowa”. Wnioskodawca w związku z dokonywaniem dostaw towarów stanowiących eksport towaru będzie wystawiał dwa różne dokumenty:
1) fakturę dokumentującą dostawę towarów stanowiącą eksport towaru dla celów rozliczenia VAT, w tym w celu wykazania jej w części ewidencyjnej pliku JPK VAT z deklaracją,
2) „fakturę handlową” w celu załączenia jej do zgłoszenia celnego, w szczególności na potrzeby zadeklarowania wartości transakcyjnej.
Wnioskodawca wyraził stanowisko, zgodnie z którym faktura handlowa nie stanowi faktury w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 roku i z tytułu jej wystawienia nie będzie obowiązany do zapłaty podatku od towarów i usług. Wskazał również, że jego zdaniem faktura handlowa nie jest objęta obowiązkiem wystawienia jej przy użyciu KSeF i nie jest objęta obowiązkiem przesłania jej do KSeF, a w przypadku wystawienia jej w sposób inny niż przy użyciu KSeF, nie jest objęta obowiązkiem wystawienia jej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i nie jest objęta obowiązkiem przesłania jej do KSeF. Ze stanowiskiem tym zgodził się Dyrektor KIS wskazując, że: „Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że skoro – jak wyżej wskazano – wystawiana przez Państwa faktura handlowa (commercial invoice), o której mowa w opisie zdarzenia przyszłego nie stanowi faktury, to nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, tj. nie będzie rodzić dla Państwa obowiązku zapłaty kwoty podatku, na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.” Jednocześnie Dyrektor KIS potwierdził brak obowiązku wystawienia i przesyłania faktury handlowej przy użyciu KSeF: „Skoro faktura handlowa (commercial invoice), nie będzie stanowiła faktury w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług, to dokument ten nie będzie objęty obowiązkiem wystawienia go przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur i przesłania go do Krajowego Systemu e-Faktur. Dokument ten, nie będzie również objęty obowiązkiem wystawienia go zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych i obowiązkiem przesłania go do Krajowego Systemu e-Faktur.”
Konkludując, faktura handlowa, o ile nie stanowi faktury w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r., pozostaje dokumentem o charakterze gospodarczym i celnym, a jej wystawienie nie wywołuje skutków na gruncie VAT. W konsekwencji nie podlega ona obowiązkowi wystawienia ani przesłania za pośrednictwem KSeF. Podatnik może zatem posługiwać się fakturą handlową na potrzeby odprawy celnej lub innych celów biznesowych, niezależnie od faktury wystawianej dla celów opodatkowania.
Oddział Wielkopolski ISP w Poznaniu
60-401 Poznań, ul. Wiślana 53
tel. 61 848 33 48
e-mail: biuro.poznan@isp-modzelewski.pl
bartosz.burski@isp-modzelewski.pl 
