Moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF

W dniu 13 stycznia 2026 r. Dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną nr 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG w zakresie określenia terminu powstania prawa od odliczenia podatku naliczonego wskazanego na Fakturze Zakupowej, w sytuacji, gdy dokument ten został wystawiony poza KSeF, a także do charakteru prawnego tzw. „potwierdzenia transakcji”.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność rachunkowo-księgową i doradczą, który nabywa towary i usługi wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych. Wnioskodawca założył, że po 1 lutego 2026 r. może dojść do sytuacji, w których dostawcy – błędnie interpretując przepisy lub powołując się na okoliczności awaryjne – wystawią faktury poza KSeF, mimo że ciąży na nich obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Powstała wątpliwość, czy w takim przypadku prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje dopiero w momencie nadania fakturze numeru KSeF, czy już z chwilą jej faktycznego otrzymania w formie tradycyjnej, a także czy podstawą odliczenia może być dokument określany w materiałach Ministerstwa Finansów (Podręcznik KSeF 2.0) jako „potwierdzenie transakcji”.

Dyrektor KIS w pełni podzielił stanowisko Wnioskodawcy, potwierdzając, że fakt wystawienia faktury z naruszeniem obowiązku korzystania z KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile spełnione są materialne przesłanki wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r.  i nie zachodzą negatywne przesłanki z art. 88 tej ustawy. Organ jednoznacznie wskazał, że przepisy regulujące KSeF nie modyfikują podstawowych zasad powstawania prawa do odliczenia podatku naliczonego, które mają charakter materialnoprawny i wynikają wprost z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Powyższe stanowisko potwierdza wydana na rzecz Wnioskodawcy interpretacja indywidualna Dyrektora KIS   z dnia 12 sierpnia 2025 r. o sygnaturze 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG.

W konsekwencji Dyrektor KIS uznał, że w przypadku faktur wystawionych poza KSeF, mimo istniejącego obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego należy określać na zasadach ogólnych, tj. zgodnie z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Oznacza to, że prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym nabywca faktycznie otrzymał fakturę. W realiach sprawy datą tą jest moment otrzymania faktury poza KSeF, niezależnie od tego, czy i kiedy dokument ten zostanie następnie przesłany do systemu i otrzyma numer KSeF ID.

Odpowiadając na drugie pytanie Dyrektor KIS odniósł się do dokumentu określanego jako „potwierdzenie transakcji”, opisanego w Podręczniku KSeF 2.0 jako dokument o charakterze czysto informacyjnym, wydawany przed nadaniem fakturze numeru KSeF. W ocenie Dyrektora KIS dokument ten nie stanowi faktury w rozumieniu art. 2 pkt 31–32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r.  ani faktury uproszczonej, a jego funkcjonowanie nie wynika z przepisów rangi ustawowej ani wykonawczej. W konsekwencji „potwierdzenie transakcji” nie może stanowić podstawy do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie spełnia warunku posiadania faktury, o którym mowa w art. 86 ust. 2 i ust. 10b ustawy z dnia 11 marca 2004 r.

W ocenie Organu  „(…) jeżeli więc w analizowanej sprawie nie zostanie spełniony jeden z wymogów umożliwiający odliczenie podatku naliczonego, a mianowicie Spółka nie będzie w posiadaniu faktury dokumentującej dokonanie na Jej rzecz dostawy towaru, dokument "potwierdzenie Transakcji", nie uprawnia Spółki do odliczenia podatku naliczonego z tego tytułu. Przepisy ustawy o VAT nie zawierają bowiem szczególnych postanowień pozwalających na zastępowanie "Faktur" w rozumieniu art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy innymi dokumentami, nawet jeżeli zawierają one określone przepisami dane i informacje.

"Potwierdzenie transakcji" z uwagi na zakres elementów na nim się znajdujących nie stanowi faktury w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT ani nie jest fakturą uproszczoną w rozumieniu przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Natomiast jak już wcześniej wskazałem jednym z warunków formalnych uprawniających do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest dysponowanie przez podatnika fakturą. Aby dany dokument stanowił fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT. Spełnienie tych przesłanek decyduje o tym, czy dany dokument może zostać uznany za fakturę. Natomiast dokument "potwierdzenie transakcji" musi zawierać tylko takie elementy, jak podstawowe dane stron transakcji, numer faktury nadany przez podatnika, kwotę należności ogółem oraz dwa kody QR/linki umożliwiające sprawdzenie faktury w KSeF oraz weryfikację wystawcy faktury.

Mając na uwadze przedstawiony stan prawny i opis sprawy należy stwierdzić, że nie przysługuje Państwu prawo do odliczenie podatku VAT na podstawie dokumentu "potwierdzenie Transakcji", gdyż dokument ten nie ma waloru faktury. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa "Faktura" stanowi dla nabywcy towaru podstawę do odliczenia podatku naliczonego, stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, gdyż podatkiem naliczonym jest kwota podatku wynikająca z faktury”.

Wróć do spisu treści serwisu