Serwis Doradztwa Podatkowego

Serwis Doradztwa Podatkowego – nr 367 – 29 sierpnia 2016

11. Jakie wydatki można uznać za koszt podatkowy?

Zgodnie z regulacją wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Aby wydatki mogły być uznane za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest po pierwsze, aby zostały one poniesione, tj. pokryte z własnych zasobów majątkowych przez podatnika, który zalicza te wydatki do kosztów uzyskania przychodów. Po drugie, koszt musi być poniesiony przez podatnika definitywnie. Następnie, aby określony wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy (koszty muszą być bowiem poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów); między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ lub przynajmniej może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Wydatek musi dać się ocenić jako niezbędny bądź przynajmniej pożyteczny w zakresie uzyskania przychodu. Ponadto należy wskazać, iż zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie jest możliwe bez prawidłowego udokumentowania faktu ich poniesienia.

Z punktu widzenia zaliczenia wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest również posiadanie przez podatnika odpowiednich dokumentów źródłowych potwierdzających fakt poniesienia określonych wydatków. Chodzi w tym przypadku o zgromadzenie dowodów obiektywnie potwierdzających te okoliczności. Należy przy tym zwrócić uwagę na fakt, iż przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. nie wprowadzają żadnych zasad, zgodnie z którymi powinno być udokumentowane poniesienie kosztów. W wyroku z dnia 13 marca 2001 r. NSA orzekł, że przepisy ustawy w zakresie uzyskania przychodów nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów (III SA 68/00). W związku z tym należy wskazać, że:

  • na podatniku spoczywa ciężar ich udowodnienia (można spotkać odmienne tezy),
  • warunkiem odliczenia wydatków od przychodu jest udokumentowanie faktu ponoszenia wydatków w sposób nie budzący wątpliwości.

Zatem dla celów dowodowych najlepiej posiadać pisemne dokumenty. Należy również wskazać, że organy podatkowe twierdzą, że faktury nie są jedynymi dopuszczalnymi dowodami potwierdzającymi poniesienie wydatku. Organy wskazują, iż faktury nie są jedynymi dopuszczalnymi dowodami. Udokumentowaniem wydatków może być rachunek oraz inne dowody stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowody dotyczą, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

W związku z powyższym podstawą do zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania może być zarówno faktura, jak i inne dokumenty źródłowe, które obiektywnie potwierdzają fakt poniesienia wydatku. W praktyce skarbowej z reguły przyjmuje się, że tego rodzaju wiarygodnym dowodem jest dokument potwierdzony przez inne niż podatnik osoby.
Małgorzata Słomka
doradca podatkowy nr wpisu 09900
malgorzata.slomka@isp-modzelewski.pl
(022) 517 30 64

 

Skontaktuj się z naszą redakcją