W dniu 19 stycznia 2021 r. Dyrektor KIS wydał kolejną ? korzystną dla podatników ? interpretację indywidualną (0114-KDIP1-3.4012.674.2020.2.KF), dotyczącą podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Wnioskodawcą była spółka, która w celu usprawnienia procesu rozliczającego koszty związane z wydatkami, rozważała wprowadzenie systemu umożliwiającego raportowanie poniesionych przez nią wydatków oraz ich rozliczenie w formie elektronicznej. Zgodnie z przyjętą procedurą każda osoba rozliczająca wydatki spółki otrzyma dostęp do systemu oraz będzie dokonywać w tym systemie rozliczenia poniesionych wydatków przez spółkę. Do rozliczenia wydatków w systemie niezbędne jest uprzednie zeskanowanie lub też sfotografowanie oryginalnego dokumentu otrzymanego w formie papierowej (np.: faktury za hotel, faktury za gastronomię, biletu kolejowego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu, faktur za zakup książek, środków czystości i innych rzeczy związanych z działalnością gospodarczą spółki) oraz zapisanie go w formacie elektronicznym (cyfrowym), obsługiwanym przez system, uniemożliwiającym ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie PDF, TIFF, JPG, PNG). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Po zeskanowaniu dokumentów, osoba rozliczająca wydatki będzie zobowiązana do weryfikacji w systemie, że wszystkie zeskanowane dokumenty są czytelne i stanowią wierną kopię dokumentu papierowego. Dokumenty papierowe po weryfikacji przy pomocy systemu zostaną następnie zniszczone (nie będą przechowywane przez okres upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).
Odnosząc się do wyżej przedstawionego stanu faktycznego Dyrektor KIS wskazał, iż faktury i dokumenty z nimi zrównane mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Taka forma przechowywania faktur pozwala zachować prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
