1. uregulowania Wewnętrzne
Zgodnie z art. 775 § 1 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość i warunki ustalania tych należności – z tytułu zarówno krajowych, jak i zagranicznych podróży służbowych – określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej2.
Niniejsze przepisy co do zasady znajdują zastosowanie do pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfer budżetowych, przy czym nie jest wykluczone, by stosowali je również inni pracodawcy.
W myśl art. 775 § 3 k.p. warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Warunki określone w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. znajdą zastosowanie, gdy pracodawca spoza sfery budżetowej nie określi ich w żaden inny sposób.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalić wysokość diety za dobę podróży, lecz w świetle art. 775 § 4 k.p. przepisy zakładowe nie mogą ustalać diety (na obszarze kraju oraz poza nim) na poziomie niższym niż aktualna dieta krajowa określona w przywołanym rozporządzeniu.
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 marca 2016 r. stwierdził, że: „[…] art. 775 § 5 k.p., w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3 (czyli nie zawiera uregulowań dotyczących warunków wypłacania wszystkich należności z tytułu podróży służbowej), stanowi, że pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2. Oznacza to, że przepisy wykonawcze ustalają minimalny standard wszystkich świadczeń z tytułu podróży służbowych (diet oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków), które w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę mogą być uregulowane korzystniej dla pracownika (art. 9 § 2 i art. 18 § 2 k.p.). W razie braku takich regulacji lub uregulowania mniej korzystnego dla pracownika, zastosowanie będą miały przepisy wykonawcze”3.
2. Skutki podatkowe
W przypadku zwiększenia przez pracodawcę spoza sfery budżetowej kwoty należności z tytułu podróży służbowej ponad kwotę określoną w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. nadwyżka ta podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.
W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych4 wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej m.in. w przepisach powyższego rozporządzenia. Niniejszy przepis oznacza, że należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwoty określone w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, od którego płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek. Ponadto należności przewyższające kwoty określone w przepisach tego rozporządzenia powinny być wliczone do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe5 z podstawy wymiaru składek są wyłączone diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r.
Momentem powstania przychodu z tytułu otrzymania zwrotu diety w wyższej kwocie aniżeli wynikająca z przepisów rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. jest dzień rozliczenia delegacji przez płatnika.
Dodatkowo warto nadmienić, że uzależnienie wypłacanej kwoty należności z tytułu podróży służbowej wyłącznie od czasu podróży, z pominięciem wartości zapewnianych posiłków, nie spowoduje, że pracodawca na potrzeby obliczenia ewentualnej nadwyżki diety ponad limit może nie uwzględniać kosztu wyżywienia.
Zgodnie z interpretacją indywidualną z dnia 7 maja 2015 r., wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach: „[…] z treści § 7 ust. 5 i § 14 ust. 3 [rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r.] wynika, iż w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie przepisy § 7 ust. 4 i § 14 ust. 2 stosuje się odpowiednio. […]
Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że zwolniona z opodatkowania będzie więc jedynie odpowiednio zmniejszona kwota diety, która faktycznie przysługuje pracownikowi”6.
Pracodawca spoza sfery budżetowej ustala zatem kwotę nadwyżki na zasadach ogólnych, tzn. bierze pod uwagę – odpowiednio pomniejszoną o koszty zapewnionego wyżywienia – wysokość diety określoną w rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r.
3. Podsumowanie
Zaprezentowane przepisy pozwalają pracodawcom spoza sfery budżetowej na wprowadzenie własnych regulaminów wewnętrznych z zakresu wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, pod warunkiem zachowania minimalnego standardu. W razie braku takich wewnętrznych regulacji znajdują zastosowanie przepisy rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r.
Przypisy
1 Tekst jednolity Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm., dalej: k.p.
2 Dz.U. poz. 167, dalej: rozporządzenie z dnia 29 stycznia 2013 r.
3 II PK 3/15, http://www.sn.pl/sites/orzecznictwo/OrzeczeniaHTML/ii%20pk%203-15-1.docx.html, dostęp: 25.01.2022.
4 Tekst jednolity Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.
5 Tekst jednolity Dz.U. z 2017 r. poz. 1949.
6 IBPBII/1/4511-81/15/MK, https://sip.mf.gov.pl/faces/views/szczegoly/szczegoly-interpretacji-indywidualnej.xhtml?dokumentId=425284, dostęp: 25.01.2022.
