Jeżeli świadczenia w zagranicznej podróży służbowej zapewnia pracownikowi pracodawca, a wydatki na ich zapewnienie są dokumentowane fakturami wystawionymi na pracodawcę, to powinny być one rozliczane w kosztach na podstawie tych faktur z zastosowaniem kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Jeśli jednak pracodawca na podstawie dokumentów wystawionych na pracownika dokonuje mu zwrotu wydatków poniesionych w odbywaniu podróży służbowej, to w takim przypadku właściwym kursem do przeliczenia związanych z nią kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty) oraz udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (np. paragonami, biletami).
Natomiast gdy pracownik został przez pracodawcę upoważniony do nabywania usług w jego imieniu i faktury są wystawione na pracodawcę, to w takiej sytuacji nie powinny być one dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a kursem właściwym do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
