16. Prowadzenie ewidencji wyrobów węglowych przez używający tych wyrobów pośredniczący podmiot węglowy.
Konsekwencją rozróżnienia w art.138i ust.1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (dalej określanej jako: „ustawa”) dwóch kategorii pośredniczących podmiotów węglowych, a więc tych, które dokonują sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu, oraz tych, które same używają wyrobów węglowych, są odrębne dla każdej z tych kategorii katalogi wymogów, jakim odpowiadać ma ewidencja wyrobów węglowych.
Zgodnie z art.138i ust 3 ustawy, ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot węglowy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, tj. używający wyrobów węglowych, powinna zawierać dane dotyczące wyrobów węglowych:
- użytych w ramach zwolnień, o których mowa w art. 31a ust. 1, lub
- użytych do celów nieobjętych zwolnieniem
- w podziale na miesiące, w kilogramach, według nazwy oraz pozycji CN.
Jak stanowi art. 138p ust. 1 ustawy, ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, prowadzi się w formie papierowej lub elektronicznej.
Na podstawie art. 138p ust. 2 powołanej ustawy ewidencje, o których mowa w art. 138a-138c i art. 138e-138l, mogą zostać zastąpione dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów prawa podatkowego innych niż przepisy o akcyzie, albo na podstawie przepisów o rachunkowości, pod warunkiem, wszakże, że dokumentacja ta zawiera wszystkie dane wymagane dla danej ewidencji.
Dla oceny, czy dana dokumentacja istotnie odpowiada wymogom, od których zależy dopuszczalność odstąpienia od prowadzenia ewidencji wyrobów węglowych przez pośredniczący podmiot węglowy na podstawie art. 138i ustawy na rzecz prowadzenia wyłącznie innej ewidencji magazynowej, należy wziąć pod uwagę przepisy wydanego na podstawie delegacji z art. 138s ustawy rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2019 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (dalej określanego jako „rozporządzenie”).
Zgodnie z § 2 przedmiotowego rozporządzeniu ewidencja wyrobów węglowych stosowana przez pośredniczący podmiot węglowy powinna być prowadzona w sposób ciągły i umożliwiający identyfikację poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych, przy czym wpisów do dokumentacji dokonuje się niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego. W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, podmiot prowadzący ewidencję w formie papierowej, powinien dokonywać jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja. Jednakowoż, zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia, w przypadku zastąpienia ewidencji prowadzonej w formie papierowej dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów o rachunkowości, podmiot prowadzący dokumentację dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania za każdy miesiąc kalendarzowy, w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dokumentacja.
Stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania dokumentacji, powinien być przenoszony na następny miesiąc, jako stan początkowy. Odpowiednio zaś do § 6 rozporządzenia, ustalony rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych, po porównaniu ze stanem ewidencyjnym, podlega wpisaniu do ewidencji i jest przyjmowany, jako stan początkowy na następny okres. Ponadto, stosownie do § 8 ust. 1 rozporządzenia, w przypadku prowadzenia dokumentacji w formie papierowej, przed rozpoczęciem jej wypełniania karty dokumentacji powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane i opatrzone pieczęcią podmiotu prowadzącego dokumentację. Właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego opatruje przeszycie plombą, przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ Krajowej Administracji Skarbowej, a na ostatniej stronie dokumentacji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis. Natomiast § 8 ust. 3 rozporządzenia stanowi, że wpisów do dokumentacji należy dokonywać w sposób trwały i wyraźny. Zmiany i poprawki powinny być dokonywane w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Każda zmiana lub poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty wprowadzenia, oraz w razie potrzeby opisana w rubryce „uwagi”.
Jak wskazywano alternatywą dla dokumentacji w formie papierowej może być ewidencja prowadzona w formie elektronicznej.
Zgodnie z § 9 rozporządzenia, do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy, przy czym dokumentacja w formie elektronicznej powinna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:
- umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
- pozwalała na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące w porządku chronologicznym;
- uniemożliwiała usuwanie wpisów.
Dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej winna zatem spełniać łącznie wszystkie powyższe kryteria.
W przypadku, gdy ewidencja wyrobów węglowych o której mowa w art. 138i ustawy, prowadzona jest z podziałem na miesiące, w programie Excel, który umożliwia tworzenie bazy danych w tzw. arkuszach kalkulacyjnych, wprowadzania, sortowania czy obliczania wprowadzonych danych, jednak nie zapewnia pisemnej instrukcji obsługi prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej, co oznacza, że użytkownik tego programu może dowolnie modyfikować stworzone arkusze i korzystać z ich funkcji, w tym zmieniania, dodawania i usuwania wprowadzonych wcześniej danych, nie można stwierdzić, że wprowadzane do programu dane są chronione przed zniekształceniem lub utratą, jak również że brak jest możliwości ich usuwania. Ponadto, w programie Excel istnieje możliwość dokonywania korekty danych również bez adnotacji osoby dokonującej zmiany oraz daty jej dokonania. Mogą zatem zaistnieć sytuacje, w których nie jest możliwe ustalenie, czy wprowadzone zapisy nie były uprzednio modyfikowane oraz zidentyfikowanie osoby odpowiedzialnej za dany zapis.
Z powyższych względów organy podatkowe sceptycznie odnoszą się do prowadzenia dokumentacji dotyczącej wyrobów akcyzowych w formie elektronicznej przy pomocy programu Excel. Wskazane wątpliwości wyrażone zostały przykładowo przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidulanej o sygn. 0111-KDIB3-3.4013.57.2018.1.JS z dnia 8 maja 2018r.
dr Joanna Kiszka
joanna.kiszka@isp-modzelewski.pl
tel. (32) 259 71 50
