Trzy pułapki KSEF 2.0.

Ustawa implementująca KSeF została podpisana i wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. Ustawą wprowadza się w życie w Polsce obowiązek wystawiania faktur w postaci faktur ustrukturyzowanych wyłącznie poprzez KSeF.

Od 1 lutego 2026 r., lub w kolejnych terminach – uwzględniając przepisy przejściowe dla niektórych podatników – wystawianie i odbieranie faktur w Polsce przez wszystkich podatników możliwe będzie wyłącznie w formie faktury ustrukturyzowanej i wyłącznie poprzez publiczny interfejs elektroniczny (Krajowy System e-Faktur), z wykorzystaniem komercyjnego lub darmowego oprogramowania służącego do „obsługi” KSeF. KSeF będzie autoryzował każdą fakturę poprzez nadanie jej „nr KSeF faktury” i dopiero wtedy uznawana będzie ona za wystawioną.

Poniżej prezentujemy kilka newralgicznych zagadnień związanych z nowymi przepisami, które należy uwzględnić przy implementacji KSeF, stanowiącymi potencjalny obszar ryzyka dla podatników („pułapkę KSeF”).

Pułapka 1.

Pozorna bezkarność antydatowania faktur w KSeF.

W sensie formalnym przepisy nowelizacji KSeF nie zmieniają zasad dotyczących dat powstawania obowiązku podatkowego oraz przepisów dotyczących terminów wystawiania faktur. Ustawa w tym zakresie nie ulega zmianie.

Biorąc jednak pod uwagę nową formę wystawienia faktury z wykorzystaniem publicznego interfejsu elektronicznego, przepisy definiują co w KSeF należy rozumieć jako datę wystawienia faktury i datę otrzymania faktury. Wyraźnie podkreślić należy w tym kontekście, iż ostateczny kształt przepisów tzw. KSeF 2.0 przywrócił – wbrew wcześniejszym założeniom i planom projektodawców – znaczenie daty podawanej na fakturze przez podatnika jako daty wystawienia faktury. Paradoksalnie data przesłania faktury do KSeF straciła ostatecznie dominujące znaczenie, gdyż będzie ona „datą wystawienia faktury” jedynie wtedy, gdy data wysłania faktury do KSeF i data podana na tej fakturze przez podatnika będą tożsame. W każdym innym przypadku data wystawienia faktury będzie przyjmowana z pola „P_1” (wypełnionego przez podatnika). W praktyce więc datą wystawienia faktury w KSeF będzie zawsze data wskazana przez podatnika w treści faktury (w polu P_1)

Po tym – koniecznym – wstępie, można wskazać na przykład faktury za najem, leasing, media czy usługi budowlane (przypomnijmy – data powstania obowiązku podatkowego dla tych usług to co do zasady data wystawienia faktury). Jeżeli podatnik poda na fakturze datę 31 marca a fakturę prześle do KSeF dopiero 1 kwietnia, datą powstania obowiązku podatkowego będzie 31 marca, bowiem KSeF uzna tę fakturę za wystawioną 31 marca. Podobnie będzie gdy ta faktura zostanie wysłana do KSeF w dowolnym późniejszym terminie. Także, jeżeli podatnik poda na fakturze – za usługę wyświadczoną w kwietniu lub towar wydany w kwietniu (ogólny obowiązek podatkowy) – datę wystawienia 15 maja a wyśle ją do KSeF 16 maja, lub póżniej, KSeF uzna te fakturę za wystawioną 15 maja, a więc w ustawowym terminie – do 15. dnia następnego miesiąca. Jak się można domyślać powyższe może stanowić zachętę dla podatników do „antydatowania” daty wystawienia faktury (paradoksalnie praktyka jeszcze dosyć powszechna wśród podatników; z perspektywy fiskusa trudna obecnie do masowej weryfikacji, w przypadku faktur „papierowych” wręcz niemożliwa). Jak widać KSeF bowiem systemowo nie blokuje takiej możliwości. Należy mieć jednak tu na uwadze, iż KSeF rozpozna faktury „antydatowane” z poziomu technicznego, tj. nagłówka faktury, rejestrującego datę wytworzenia pliku xml. Paradoksalnie podatkowo te faktury „antydatowane” przejdą walidację KSeF (uda się je przesłać) i uznać chyba należy, iż dalej będą miały skutek wystawienia we wskazanej przez podatnika dacie. Tym niemniej praktyka tak rozumianego „antydatowania” może narazić podatnika na ryzyko odpowiedzialności, i to nie w postaci sankcji podatkowej ale już odpowiedzialności karnej (fałsz materialny dokumentu). W praktyce w tym stanie rzeczy należy bezwzględnie zalecić podatnikom wysyłanie faktur w dniu zgodnym z datą wystawienia faktury podaną na niej z lub najpóźniej następnego dnia roboczego (fikcja prawna zastosowania trybu offline24) oraz wprowadzenie wewnętrznych procedur czy narzędzi uniemożliwiających inną praktykę. Każda inna sekwencja może narazić podatnika na negatywne konsekwencje. Warto rozważyć w szczególności wprowadzenie w systemie fakturowym/sprzedażowym systemowej blokady umieszczania w polu P_1 daty wcześniejszej niż data wytworzenia pliku xml.

Pułapka 2.

Ryzyko braku natychmiastowego odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych na przełomie miesięcy.

Jeżeli idzie o prawo odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych w KSEF, to niezmienna oczywiście pozostaje regulacja dotycząca „okna odliczenia” VAT w miesiącu otrzymania faktury lub kolejnych trzech miesiącach. Zgodnie jednak z nową zasadą – z którą zapoznać się muszą podatnicy – datą otrzymania faktury będzie data nadania tej fakturze nr KSeF. Nie będzie miał tu podatkowego znaczenia moment, w którym podatnik „ściągnie” fakturę z KSeF czy „zapozna” się z fakturą. Zgodnie z ostatecznym brzmieniem ustawy, to interfejs, poprzez akt nadania numeru KSeF, determinuje uznanie podatkowo faktury za otrzymaną. Co warte podkreślenia, data otrzymania faktury może być inna niż data jej wystawienia. Wynika to tak z faktu możliwości stosowania trybu offline24 przez wystawcę, jak i z samego czasu przetworzenia faktury przez system – nawet w trybie on-line. Faktura wysłana do KSeF 31 marca z datą wystawienia w polu P_1 31 marca, może otrzymać nr KSeF dopiero 1 kwietnia. Będzie to faktura wystawiona w dniu 31 marca. Podatek naliczony z tej faktury podlegać będzie jednak odliczeniu u nabywcy za kwiecień. Dotyczy to faktur wystawionych w trybie online jak i w trybie offline. Żadne jej uprzednie przesłanie w innej formie – poza KSeF – nie aktywuje prawa do odliczenia podatku naliczonego. Podatnicy muszą więc organizacyjnie i technicznie implementować tę zasadę. Wyjątkiem jest tu wyłącznie tryb awaryjny, związany z formalnie ogłoszoną awarią KSeF, który rządzi się odrębnymi zasadami, w tym możliwością doręczenia faktury offline – z prawem do odliczenia – przed jej wysłaniem do KSeF.

Pułapka 3.

Brak zapłaty za fakturę ze względu na umowne określenie sposobu doręczenia faktur.

Inną kwestią jest zagadnienie wymagalności faktur (termin płatności). Często w obrocie gospodarczym termin płatności faktury rozpoczyna bieg od momentu prawidłowego jej doręczenia lub daty wystawienia faktury określonej w tym dokumencie. Umowy określają w jaki sposób mają być doręczane faktury, aby spowodować wymagalność należności, tj. w szczególności na jaki adres mailowy należy je wysłać. Jeśli faktura nie zostanie doręczona zgodnie z umową, wówczas wierzytelność nie staje się wymagalna i termin płatności nie biegnie. Przepisy podatkowe regulujące obligatoryjny KSeF przewidują fikcję prawną doręczenia faktury z chwilą nadania jej numeru KSeF – jest to jednak fikcja przyjęta na potrzeby podatkowe w ustawie o VAT. Podatkowa norma prawna nie prowadzi wprost do zmiany treści łączącego strony stosunku prawnego, tym bardziej, że KSeF nie wyklucza przecież doręczania wizualizacji faktur na dotychczasowych zasadach (po opatrzeniu odpowiednimi kodami QR).

Powstaje zatem pytanie, czy już samo wprowadzenie faktury do KSeF będzie odczytywane przez dłużnika jako jej doręczenie, mimo że następuje w sposób sprzeczny z zawartą wcześniej umową, bo wystawca postanowił nie wysyłać już wizualizacji – jak dotychczas faktury – na wskazany w umowie adres mailowy. Można oczywiście przyjąć swego rodzaju dynamiczną wykładnię umów i liczyć na to, że dłużnik uzna wymagalność wierzytelności w terminie liczonym od dnia przydzielenia numeru przez KSeF lub wprowadzenia do KSeF (wobec wejścia w życie zmian od dnia 1 lutego 2025 r.). Mamy już doświadczenie z wprowadzeniem płatności podzielonej (obligatoryjnej), gdzie mimo braku zmiany umów wierzyciele godzili się na zapłatę w MPP, choć w danym okolicznościach obowiązku zastosowania MPP nie było. Woleli otrzymać płatność w MPP, niż wcale. Część podatników postanowiła przecież dokonywać płatności MPP w każdym przypadku, nawet w braku takiego obowiązku. Często towarzyszyła temu jednak odpowiednia zmiana umowy.

Pytanie jednak czy bez zmiany umowy, w braku płatności, dłużnik nie podniesie zarzutu, że nie otrzymał faktury w sposób określony w umowie (tj. wizualizacji z kodami QR) i nie będzie twierdził, że zmiana ustawy o VAT nie zwolniła wierzyciela z obowiązku doręczenia wizualizacji w sposób określony umową.

Do tego ustawa podatkowa przyjmuje, że faktura może być wystawiona (w rozumieniu podatkowym):

• w dniu jej wprowadzenia do KSeF (jeśli data z pola P_1, czyli data wystawienia jest zgodna z datą przesłania),
• w dniu wskazanym w polu P_1, gdy w trybie offline24 lub poza tym trybem przesłanie faktury nastąpiło z opóźnieniem.

Otrzymanie faktury także wyraźnie w ustawie zdefiniowano. Z ostrożności należy zatem rozważyć przegląd i ewentualnie odpowiednią zmianę umów/regulaminów w taki sposób, aby nie było wątpliwości z jakim zdarzeniem strony wiążą wystawienie i doręczenie faktury, poprzez wyraźne wskazanie (zwłaszcza w relacji z innymi podatnikami i osobami prawnymi), czy chodzi o daty wystawienia i doręczenia (otrzymania) w rozumieniu ustawy o VAT, czy też strony oczekują innego jeszcze przekazania wizualizacji treści faktury xml.