Certyfikat KSeF z perspektywy otrzymywania faktur
Od dnia 1 lutego 2026 r. wprowadzony zostanie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla dużych podatników (wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem) ale i również dla podmiotów odbierających faktury.
W sytuacji, gdy dany podmiot nie wystawia jeszcze faktur przez KSeF z uwagi na późniejsze terminy wejścia w życie dla danych grup podmiotów, to od dnia 1 lutego 2026 r. wszystkie podmioty będą zobligowane odbierać faktury przez KSeF. W praktyce oznacza to konieczność:
- wdrożenia odpowiedniego oprogramowania,
- nadania uprawnień do odbioru faktur,
- przeszkolenia personelu odpowiedzialnego za księgowość,
- dostosowania systemu ERP i programów księgowych.
Certyfikat KSeF będzie stanowił jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie, a ponadto będzie wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.
Certyfikat KSeF można podzielić na dwa typy:
- certyfikat do uwierzytelnienia,
- certyfikat do wystawiania faktur offline.
Certyfikat KSeF typu 1 przeznaczony będzie do uwierzytelniania się w systemie KSeF (jako jedna z dopuszczalnych metod). Jak wskazało Ministerstwo Finansów po zalogowaniu się do KSeF przy użyciu certyfikatu KSeF, system sprawdzi, które dane identyfikacyjne (NIP lub PESEL) są zapisane w tym certyfikacie. Po dokonaniu uwierzytelnienia osoba lub podmiot będą mogli wykonywać działania w systemie zgodnie z przypisanymi im w KSeF uprawnieniami.
Z kolei certyfikat KSeF typu 2 wymagany jest do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybie OFFLINE (tj. w trybie offline24, offline-niedostępność systemu, trybie awarii KSeF).
Certyfikaty KSeF obu typów będą generowane osobno. Nie będzie możliwe wygenerowanie jednego certyfikatu KSeF obejmującego jednocześnie dwa zastosowania. Certyfikat daje pełną zdolność działania w zakresie nadanych praw.
Dodatkowo certyfikat KSeF będzie mógł być wydany osobie fizycznej identyfikowanej po numerze NIP (np. jednoosobowa działalność gospodarcza) lub po numerze PESEL (w przypadku, gdy posiada jakiekolwiek uprawnienia do korzystania z KSeF).
Jeżeli natomiast certyfikaty zostaną wydane np. pracownikom spółki, to gdy fakturę wystawi osoba posługująca się takim certyfikatem, w KSeF widoczne będą dane tej osoby fizycznej, która wystawiała tę fakturę, działając w imieniu spółki. Oznacza to, że jeśli certyfikat zawiera PESEL osoby prowadzącej działalność gospodarczą, a PESEL jest powiązany z NIP-em działalności, to logując się jednym certyfikatem, można:
- odbierać faktury ustrukturyzowane na NIP działalności,
- odbierać faktury ustrukturyzowane „na osobę fizyczną” (jeśli takie istnieją).
Certyfikat KSeF jest jednym z najbezpieczniejszych sposobów odbioru faktur ustrukturyzowanych. Dodatkowo po zalogowaniu system automatycznie przyznaje dostęp do wszystkich faktur powiązanych z identyfikatorami (NIP/PESEL).
Podkreślenia wymaga, że w przypadku generowania certyfikatów KSeF obowiązują następujące limity:
- dla osoby fizycznej identyfikowanej PESEL-em: można wygenerować maksymalnie 2 aktywne certyfikaty KSeF jednocześnie.
- dla osoby fizycznej identyfikowanej NIP-em (np. jednoosobowa działalność gospodarcza z NIP): limit to 100 aktywnych certyfikatów wydanych na podstawie kwalifikowanego podpisu oraz 100 kolejnych certyfikatów możliwych do użycia dopiero po wygaśnięciu obecnych.
- dla podmiotu nie będącego osobą fizyczną (np. spółka identyfikowana NIP-em): również do 100 aktywnych certyfikatów oraz 100 kolejnych gotowych do użycia po wygaśnięciu poprzednich.
- w przypadku podmiotu, który uwierzytelnia się za pomocą certyfikatu, który nie posiada identyfikatora NIP ani PESEL (tzw. „dane unikalne powiązane z certyfikatem”) — limit to 2 aktywne certyfikaty oraz 2 kolejne możliwe po wygaśnięciu obecnych.
Zatem pomimo faktu, iż obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF powstanie dla większości podmiotów dopiero w II kwartale 2026 roku albo w 2027 roku, to jednak od 1 lutego 2026 r. znaczna część podmiotów (jak nie wszyscy) będzie odbierać faktury przy pomocy KSeF.
