Podatnicy mają obowiązek prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych. Czy może być ona prowadzona w formie elektronicznej? Jakie powinny być wówczas spełnione warunki?
W kwestii tej wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 23 listopada 2020 r. (0111-KDIB3-3.4013.173.2020.1.JSU). Jak wskazał Organ: ?(?) ustawodawca wymaga od określonych podmiotów prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych. Ewidencja powinna być prowadzona w sposób ciągły i umożliwiający identyfikację poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych. Wpisów do ewidencji dokonuje się niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.
W przypadku wyboru prowadzenia ewidencji przez podmiot obowiązany do jej prowadzenia, w wersji elektronicznej, ewidencja ta winna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:
- umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
- pozwalała na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji w porządku chronologicznym;
- uniemożliwiała usuwanie wpisów.
Nadto, na żądanie właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego podmiot obowiązany do prowadzenia ewidencji jest zobligowany do przekazania raportu z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.
Jednocześnie podmiot prowadzący ewidencję w wersji elektronicznej ma obowiązek przechowywać kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe?.
Reasumując należy stwierdzić, że prowadzenie ewidencji wyrobów akcyzowych w formie elektronicznej jest jak najbardziej dopuszczalne, o ile spełnia warunki i zawiera elementy określone w przepisach powszechnie obowiązującego prawa.
