Etapy wdrażania rewolucji fakturowej, która rozpocznie się w lutym 2026 r.

Podatnicy VAT zastanawiają się nad planem działań, których celem będzie dostosowanie obecnego systemu wystawiania i otrzymywania faktur VAT do wymogów roku przyszłego, gdzie datą kluczową jest:

dzień 1 lutego 2026 r. dla wszystkich (bez wyjątku) podatników, w tym zwolnionych z VAT, w zakresie otrzymywania (udostępniania) faktur ustrukturyzowanych (w tym faktur korygujących) oraz czterech innych form faktur elektronicznych (w tym faktur korygujących), które będą zastępować faktury ustrukturyzowane (łącznie 12 nowych dokumentów),
dzień 1 lutego 2026 r. dla podatników o wartości sprzedaży powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r., którzy muszą od tej daty już wystawiać te faktury,
dzień 1 kwietnia 2026 r. dla podatników VAT nie wymienionych w pkt 2).

Odrębnym zagadnieniem jest problem „dotarcia” z fakturami ustrukturyzowanymi do podatników z grupy trzeciej i czwartej (przypomnę, że tych grup jest cztery):

podatnicy VAT czynni,
podatnicy VAT zwolnieni,
podmioty zagraniczne,
osoby prawne i jednostki organizacyjne nie będące podatnikami, które najczęściej deklarują całkowity brak zainteresowania tymi dokumentami i oczekują fakturowania „po staremu”.

Ale to na odrębną opowieść, bo do tych podmiotów trzeba będzie „dotrzeć” innymi dokumentami niż faktura VAT, które będą rodzić skutki cywilnoprawne: wystawienie faktury ustrukturyzowanej nie rodzi z istoty takich skutków.

Od czegoś trzeba zacząć to wdrażanie? Najlepiej od planu działania w dziedzinach: prawnopodatkowej, cywilnoprawnej, ewidencyjnej, organizacyjnej oraz informatycznej. Do najważniejszych punktów tego planu należy zaliczyć:

1) precyzyjne określenie zakresu wystawiania oraz otrzymywania w przyszłym roku w dotychczasowych postaciach,

2) opracowanie dwóch procedur związanych z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych:

- podmiotom, które obejmie fikcja prawna ich „otrzymywania” w KSeF,
- podmiotom, które nie będą otrzymywać ich w momencie wystawienia poprzez KSeF oraz tych, którzy nie będą w ogóle zainteresowani tymi fakturami,

3) opracowanie koncepcji „posługiwania się” fakturami ustrukturyzowanymi oraz elektronicznymi fakturami, które je będą zastępować, jako dokumentami wywołującymi skutki cywilnoprawne, albo też wprowadzenie odrębnych dokumentów, które będą wywoływać te skutki,

4) przegląd wszystkich istniejących umów, na podstawie których będą wystawiane nowe formy faktur, w celu ich dostosowania do nowych zasad, o których mowa w pkt 3) i 4),

5) zmiany wewnętrznych regulaminów oraz instrukcji (zwłaszcza obiegu dokumentów) w celu ich dostosowania do wewnętrznego posługiwania się nowymi formami faktur oraz nowymi dokumentami handlowymi,

6) przeprowadzenie wewnętrznych szkoleń osób, które będą wykonywać nowe obowiązki wymienione w pkt 1-5.

Czy warto zacząć to już teraz? Zapewne tak, bo sprawy informatyczne obiektywnie powinny poczekać aż zostanie podpisane rozporządzenie wykonawcze w sprawie korzystania z KSeF.