Karty lunchowe jako forma dofinansowania posiłków pracowniczych a obowiązek składkowy

Współczesne stosunki pracy charakteryzują się rosnącą popularnością pozapłacowych świadczeń pracowniczych, które stanowią istotny element systemów motywacyjnych. Jednym z najczęściej oferowanych benefitów są karty lunchowe, umożliwiające pracownikom zakup gotowych posiłków. Jakkolwiek świadczenia te co do zasady stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy, tak na gruncie przepisów ubezpieczeniowych powstaje istotne zagadnienie dotyczące możliwości wyłączenia ich wartości z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Kwestia ta, mimo pozornie jasnej regulacji prawnej, w praktyce budzi liczne wątpliwości, a stanowisko organu rentowego ewoluuje, nakładając na pracodawców dodatkowe obowiązki weryfikacyjne. Zasadniczą regulację normującą kwestię zwolnienia wartości posiłków pracowniczych z oskładkowania zawiera § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z literalnym brzmieniem tego przepisu, podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Analiza powyższego przepisu pozwala na wyodrębnienie kluczowych przesłanek warunkujących zastosowanie zwolnienia. Świadczenie musi przybrać formę między innymi karty przedpłaconej, która uprawnia do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych. Ponadto, wartość świadczenia zwolnionego z oskładkowania nie może przekroczyć 450 zł miesięcznie na jednego pracownika, któremu nie przysługuje jednocześnie prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane świadczenie. Wartość dofinansowania przekraczająca wskazany limit podlega oskładkowaniu na zasadach ogólnych. Mimo iż przepis wydaje się precyzyjny, jego praktyczne stosowanie stało się przedmiotem rygorystycznych interpretacji ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Organ rentowy stoi na stanowisku, że dla zastosowania zwolnienia nie jest wystarczające samo zapewnienie technicznych ograniczeń karty. W świetle utrwalonej linii interpretacyjnej ZUS, kluczowe znaczenie ma realna weryfikacja przez pracodawcę sposobu wykorzystania środków przez pracownika. Pogląd ten znajduje swoje odzwierciedlenie w licznych decyzjach, w tym w interpretacji indywidualnej z dnia 27 maja 2024 r. o sygnaturze DI/200000/43/479/2024. W przywołanej interpretacji ZUS uznał, że dla skorzystania ze zwolnienia składkowego niezbędne jest, aby pracodawca aktywnie weryfikował dowody zakupu. Zdaniem organu, ciężar udowodnienia, że środki z karty zostały przeznaczone wyłącznie na posiłki, spoczywa na płatniku składek. Konsekwencje takiego stanowiska dla pracodawców obejmują przede wszystkim dodatkowy obowiązek administracyjny wdrożenia procedur gromadzenia i comiesięcznej weryfikacji paragonów lub innych dowodów zakupu. Rodzi to również ryzyko prawne, gdyż w przypadku braku skutecznej weryfikacji, ZUS podczas kontroli może zakwestionować prawo do zwolnienia i naliczyć zaległe składki wraz z odsetkami. Istotnym zagadnieniem jest również sama definicja "posiłku", której rozporządzenie nie precyzuje. Na podstawie stanowisk ZUS przyjmuje się, że pojęcie to należy rozumieć szeroko jako gotowe dania serwowane w placówkach gastronomicznych oraz przetworzone produkty żywnościowe gotowe do bezpośredniego spożycia. Z całą pewnością za posiłek w rozumieniu przepisów nie mogą być uznane nieprzetworzone artykuły spożywcze, z których pracownik samodzielnie przygotowuje dania w domu. Podsumowując, karty lunchowe pozostają atrakcyjnym benefitem pracowniczym, pozwalającym na realne oszczędności składkowe. Jednakże, aby skorzystać ze zwolnienia, nie wystarczy samo przekazanie pracownikom kart zasilonych do kwoty 450 zł. W świetle rygorystycznego stanowiska Zakładu Ubezpieczeń Społecznych warunkiem sine qua non jest wdrożenie przez pracodawcę skutecznego mechanizmu kontroli i weryfikacji, czy środki te są wydatkowane wyłącznie na zakup posiłków. Brak takiej weryfikacji rodzi poważne ryzyko zakwestionowania prawa do zwolnienia, dlatego pracodawcy powinni starannie analizować nie tylko korzyści, ale również obowiązki administracyjne z tym związane.

Wróć do spisu treści serwisu