Kiedy koszt wypłaconej pracownikowi delegacji stanowi KUP?

     Czy w przypadku, gdy należność wynikająca z delegacji zostanie wypłacona w miesiącu następującym po miesiącu, w którym miała miejsce podróż służbowa, to wydatek ten stanowi KUP w miesiącu, w którym pieniądze zostały wypłacone pracownikowi czy w miesiącu, w którym pracownik odbył tę podróż?

     Kwestia ta została poruszona m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 czerwca 2020 r. (0111-KDIB1-2.4010.120.2020.2.MZA), w której organ, zajął następujące stanowisko: ?(?) kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”. Koszty te obejmują w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, prowizje, premie i diety oraz wydatki związane z odnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, a także odprawy i rekompensaty za wcześniejsze rozwiązanie stosunku pracy jako inne należności wynikające ze stosunku pracy. „Koszty pracownicze” są wydatkami ponoszonymi na rzecz pracowników i co do zasady stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają ogólne przesłanki określone w art. 15 ust. 1 updop.

     W myśl art. 15 ust. 4g updop, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, z zastrzeżeniem ust. 4ga, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.

     Oznacza to, że pracodawcy, którzy terminowo wypłacają należności z tytułu wynagrodzenia za pracę ale także m.in. dokonują terminowego zwrotu kosztów podróży służbowej mogą je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów już w miesiącu, za który są należne (czyli na zasadzie memoriałowej).

     Dopiero w przypadku niedotrzymania terminu wypłaty tych należności regulacja podatkowa odsyła do art. 16 ust. 1 pkt 57 updop, zgodnie z którym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. ? Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, 1000, 1290, 1669 i 2245 oraz z 2019 r. poz. 534), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

     Należy zaznaczyć, że uregulowania zawarte w art. 15 ust. 4g updop, w odniesieniu do należności związanych ze stosunkiem pracy modyfikują ogólne zasady zaliczania wydatków do bezpośrednich i pośrednich kosztów uzyskania przychodów wynikające z art. 15 ust. 4 i 15 ust. 4d updop.

     Ustawodawca pozostawił przy tym zwrot ?(?) za który są należne?, zawarty w art. 15 ust. 4g updop, niedookreślonym. Stąd konieczna jest analiza jego znaczenia na bazie wykładni literalnej. Słownik języka polskiego (http://sjp.pwn.pl/szukaj/należny) definiuje słowo „należny”, jako: ?przysługujący, należący się komuś lub czemuś?. Z uwagi na brak definicji „należnego wynagrodzenia” w ustawie podatkowej ? w oparciu o wykładnię literalną za uzasadnione wydaje się zatem przyjęcie, że o „należnym” wynagrodzeniu można mówić wówczas, gdy należności te zostały ustalone (przesądzone) lub są niesporne (również co do wysokości). W związku z tym przyjmuje się, że dla celów podatkowych dane świadczenie, jak np. w rozpatrywanej sprawie delegacja, tj. zwrot kosztów podróży służbowej, w tym diet i ryczałtu za nocleg, staje się należna, gdy zostaje ustalona i określona co do wysokości oraz wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

     Z treści cytowanych przepisów updop wynika więc, że wynagrodzenia, premie i nagrody oraz inne świadczenia pieniężne ponoszone na rzecz pracownika mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w okresie, za który są należne, jednak pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy o pracę lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

     W oparciu o przywołane przepisy oraz przedstawiony opis sprawy, stwierdzić należy, że wydatki na wypłatę delegacji związanej z podróżą służbową pracownika mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w okresie, za który przedmiotowe świadczenia są należne (czyli na zasadzie memoriałowej), tj. miesiąca którego dotyczy, choć jej wypłata ma miejsce w miesiącu następnym (w terminie do 15-stego dnia kolejnego miesiąca), pod warunkiem, że rzeczywiście delegacja ta została wypłacona w terminie wynikającym z uregulowań obowiązujących w Spółce?.

     Zatem koszt delegacji pracownika może stanowić KUP w miesiącu, w którym miała miejsce podróż służbowa, pod warunkiem, że środki pieniężne zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeśli termin ten nie zostanie dochowany, to wydatek ten będzie KUP dopiero w miesiącu, w którym powyższy warunek zostanie spełniony.

 

 

Wróć do spisu treści serwisu