Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:
- w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
- w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Zgodnie zaś z art. 16 ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Zatem w przypadku, gdy pracownik odbywa podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, to pracodawca ma prawo uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych kilometrów i właściwej stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r., udokumentowaną w ewidencji przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z dnia 15 litego 1992 r.). Ewentualna nadwyżka nie stanowi kosztów uzyskania przychodu.
W przypadku jazd lokalnych pracodawca ma prawo uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów kwotę ryczałtu pieniężnego za jady lokalne albo kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych kilometrów i właściwej stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, udokumentowaną w ewidencji przebiegu pojazdu. Ewentualna nadwyżka nie stanowi kosztów uzyskania przychodu.
