Nowe rozporządzenie w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Od 1 stycznia 2026 r. zaczną obowiązywać nowe regulacje w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Podatnicy będą przesyłali do urzędów skarbowych pliki JPK_PKPiR, zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Analizując nowe przepisy przede wszystkim należy mieć na uwadze, że zmiany te są podyktowane efektywnością wykorzystania danych ujawnianych w PKPiR przez Krajową Administrację Skarbową. Dlatego zlikwidowane zostały praktyczne uproszczenia w dokumentowaniu sprzedaży, które niewątpliwie przyspieszały proces księgowania. Mowa tu o księgowaniu sprzedaży jednym zbiorczym zapisem na podstawie ewidencji (rejestrów) VAT oraz na podstawie dziennego zestawienia faktur. Księgowanie sprzedaży na podstawie różnego rodzaju zestawień niestety ogranicza organom podatkowym możliwość szczegółowej analizy danych. Stąd też, w przypadku gdy sprzedaż będzie dokumentowana fakturą, to od 2026 r. w PKPiR będą księgowane jednostkowe dokumenty – każda faktura sprzedaży ujmowana będzie odrębnie. Zgodnie z nowymi regulacjami zapisy w księdze przychodów i rozchodów dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na podstawie:

• wystawionych faktur,
• raportów fiskalnych, w przypadku sprzedaży ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących,
• wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.

Generalnie co do zasady w 2026 r. podstawą zapisu w księdze przychodów ze sprzedaży będą:

• faktury sprzedaży,
• raporty fiskalne,
• dowody wewnętrzne,
• ewidencja sprzedaży bezrachunkowej.

Dokumentowanie sprzedaży będzie dokonywane generalnie fakturami wystawianymi przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) lub poza tym systemem. Nowe regulacje w zakresie pojęcia „faktury” odnoszą się do ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tymi przepisami:

• faktura to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,
• faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym,
• faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zatem, wszystkie ww. rodzaje faktur będą stanowiły podstawę do ujęcia przychodu ze sprzedaży w PKPiR. Należy równie zwrócić uwagę, że w 2026 r. podatnicy mogą:

• wystawiać faktury sprzedaży w KSeF i doręczać je kontrahentowi przez KSeF. Takie faktury są wystawiane i otrzymywane przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego.
• wystawiać faktury poza KSeF na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
• wystawiać faktury w KSeF i doręczać kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony, w tym także w systemie KSeF, jak i poza systemem KSeF.

W związku z tym, najczęściej spotykanymi przypadkami będą sytuacje, gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

Od dnia 1 stycznia 2026 r. wyłączone z katalogu dowodów księgowych będą dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzane do zaksięgowania wielu faktur zbiorczym zapisem. Spowoduje to, że organy podatkowe będą mogły łatwiej analizować konkretne transakcje.

Nowe regulacje zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów i gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wróć do spisu treści serwisu