Opóźnione stosowanie KSeF – skutki dla Kontrahentów

Od 1 kwietnia do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług zostały wprowadzone zmiany w przepisach art. 106ga-106hf regulujących Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wiążą się one z obowiązkiem wystawiania przez znaczną większość podatników faktur ustrukturyzowanych. Z różnych względów często organizacyjnych nie wszystkie podmioty będą jednak od wskazanego terminu stosować powołane przepisy. Poniżej wyjaśnienie jakie skutki dla kontrahentów takich firm w związku z tym wystąpią.

Problem w praktyce:

Choć przygotowania do wdrożenia KSeF poprzez np. udostępnienie środowiska testowego w końcowej części 2025 czy kampanie informacyjne w kwietniu 2026 roku nadal mogą wystąpić sytuacje, gdzie kontrahent nie wystawi faktury ustrukturyzowanej zgodnie z przepisami. Wówczas obawy może budzić to, czy taki dokument w formie papierowej lub elektronicznej będzie dawał prawo do odliczenia podatku naliczonego.

 
Podstawa prawna i stanowiska organów:

Zauważyć należy, że faktura w wersji papierowej czy elektronicznej nadal spełnia definicję faktury VAT, a ograniczenia w odliczeniu podatku zawarte w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. nie obejmują faktur nieuwzględnionych w KSeF. Oczywiście, aby korzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego, muszą być spełnione ogólne przesłanki z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., w tym związek zakupów z działalnością opodatkowaną. Niemniej jednak sam fakt niewystawienia faktury w KSeF nie wpływa na prawo do odliczenia. Stanowisko takie potwierdzone również zostało przez liczne rozstrzygnięcia organów podatkowych m.in. interpretacja indywidualna o znaku: 0114-KDIP1-3.4012.77.2026.1.AMA: „Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. W konsekwencji, przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych na Państwa rzecz przez dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.”.

Uwagi praktyczne:

Zwracając uwagę na najważniejsze konsekwencje praktyczne zauważyć należy, że:

• otrzymanie faktury poza KSeF (papierowej lub PDF) nie pozbawia prawa do odliczenia VAT; Faktura taka jest dokumentem ważnym,
• konsekwencje za niewystawienie faktury w KSeF ponosi podmiot wystawiający fakturę,
• brak faktury w KSeF może powodować m.in. problemy z automatyzacją księgowości,
• warto wprowadzić procedury wewnętrzne (np. oznaczanie faktur poza KSeF).

Wróć do spisu treści serwisu