Ryczałt na jazdy lokalne dla pracownika a składki ZUS

Zasady wypłacania ryczałtu za jazdy lokalne określa rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r. Zgodnie z jego treścią zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem, wskazującej miesięczny limit kilometrów określony przez pracodawcę, który nie może być wyższy od ustawowego limitu zawartego w rozporządzeniu. Zwrot kosztów odbywa się na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie powinno zawierać:

• dane dotyczące pojazdu – marka, numer rejestracyjny, pojemność silnika;
• liczba dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej dłużej niż 8 godzin lub innej nieobecności;
• liczba dni, kiedy pracownik nie dysponował pojazdem prywatnym do celów służbowych.

Kwotę należnego ryczałtu oblicza się, mając na uwadze miesięczny limit kilometrów, który jest uzależniony od wielkości miejscowości, na której terenie odbywają się jazdy lokalne. Limit jest uzależniony od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście i wynosi:

• 300 km – do 100 000 mieszkańców;
• 500 km – ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców;
• 700 km – ponad 500 000 mieszkańców.

Limit ten może zostać podwyższony:

• do 3000 km w służbach ratowniczych i w innych instytucjach – w sytuacji klęski żywiołowej oraz usuwania jej skutków, a także
• do 1500 km w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych.

Znając limit kilometrów, pracodawca mnoży go przez ustaloną stawkę za 1 kilometr, która obecnie wynosi:

1. dla samochodu osobowego:
   1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,
   2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł,
2. dla motocykla – 0,69 zł,
3. dla motoroweru – 0,42 zł.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin oraz każdy dzień, w którym pracownik nie dysponował samochodem, np. z powodu awarii.

Tak obliczony ryczał nie podlega oskładkowaniu. Zgodnie bowiem z par. 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Oznacza to, że każda wypłata ponad ustalony limit powoduje obowiązek naliczenia i zapłacenia składek ZUS.

 Wróć do spisu treści serwisu