Skutki podatkowe z tytułu wypłaty należności za podróże służbowe
Co do zasady zgodnie z art. 775 § 1 K.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbowa. Wysokość oraz warunki ustalania tych należności – zarówno z tytułu krajowych jak i zagranicznych podróży służbowych – określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Niniejsze przepisy zastosowanie znajdują wyłącznie w stosunku do pracowników państwowych i samorządowych jednostek sfer budżetowych.
W odniesieniu do pozostałych pracodawców mają możliwość zastosowania przepisów wynikających z rozporządzenia delegacyjnego. W myśl art. 775 § 3 K.p., warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Warunki określone w rozporządzeniu delegacyjnym znajdą zastosowanie, gdy pracodawca spoza sfery budżetowej nie określi ich w żaden inny sposób.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalić wysokość diety za dobę podróży, jednak w odniesieniu do art. 775 § 4 K.p. przepisy zakładowe nie mogą ustalać diety (na obszarze kraju oraz poza nim) na poziomie niższym niż aktualna dieta krajowa określona w rozporządzeniu delegacyjnym.
W przypadku zwiększenia przez Pracodawcę spoza sfery budżetowej kwoty należności z tytułu podróży służbowej ponad kwotę określoną w rozporządzeniu delegacyjnym, nadwyżka ta podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.
W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej m.in. w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Niniejszy przepis oznacza, że należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowych w wysokości przekraczającej określone w przepisach rozporządzenia delegacyjnego stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, od którego płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek. Ponadto należności przewyższające wysokości określone w przepisach rozporządzenia delegacyjnego powinny być wliczone do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenia zdrowotne. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.
Momentem powstania przychodu z tytułu otrzymania zwrotu wyższej kwoty diety aniżeli wynikająca z przepisów rozporządzenia delegacyjnego będzie dzień rozliczenia delegacji przez płatnika.
Dodatkowo warto nadmienić, że uzależnienie wypłacanej kwoty należności z tytułu podróży służbowej wyłącznie od czasu podróży z pominięciem zapewnianych posiłków nie spowoduje, że nadwyżka ponad limit będzie stanowić kwota nieuwzględniająca zapewnionych posiłków. Zgodnie z interpretacją indywidualną z dnia 7 maja 2015 r. wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach sygn. IBPBII/1/4511-81/15/MK „należy stwierdzić, że z treści § 7 ust. 5 rozporządzenia delegacyjnego wynika, że iż w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie przepisy § 7 ust. 4 stosuje się odpowiednio. Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że zwolniona z opodatkowania będzie więc jedynie odpowiednio zmniejszona kwota diety, która faktycznie przysługuje pracownikowi.” Powyższe oznacza, że kwotę nadwyżki pracodawca spoza sfery budżetowej ustalać będzie na zasadach ogólnych tzn. ponad wysokość diety określonej w rozporządzeniu delegacyjnym odpowiednio pomniejszoną.
Podsumowując, powyższe przepisy pozwalają pracodawcom spoza sfery budżetowej na wprowadzenie własnych regulaminów wewnętrznych z zakresu wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, przy zachowaniu minimalnego standardu. Nieustosunkowanie się do powyższego będzie skutkować do zastosowania regulacji przewidzianych w rozporządzeniu delegacyjnym.
