System zwrotu podatku podróżnym (Tax-free) a warunki jakie musi spełniać sprzedawca

Na sprzedawcy chcącym dokonywać sprzedaży w systemie zwrotu podatku podróżnym (Tax-free) jest obowiązany spełniać wymogi formalne wskazane w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. Dnia 18 czerwca 2025 r. Dyrektor KIS wydał pismo o sygnaturze 0112-KDIL1-3.4012.144.2025.2.AKR (zwane dalej ,,pismem z dnia 18 czerwca 2025 r.) w temacie skutków podatkowych błędnej interpretacji przepisów o wymogach formalnych w zakresie informacji o zasadach zwrotu podatku w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim.

W stanie faktycznym zawartym w piśmie z dnia 18 czerwca 2025 r. podatnik prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży sprzętu elektronicznego. Jednym ze sposobów prowadzenia działalności jest sprzedaż towarów w systemie, o którym mowa w art. 126-130 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług(tzw. Tax-free). Działalność obejmuje zakup towarów od platformy sprzedażowej, gdzie towary te są importowane lub nabywane z magazynów w Unii Europejskiej. Sprzedającym jest platforma e-commerce działająca w regionie europejskim (Polska). Podatnik dokonuje zakupu w ramach wykonywanej działalności gospodarczej i następnie dokonuje ich odsprzedaży osobom fizycznym mającym miejsce zamieszkania poza terytorium Unii Europejskiej. Podatnik stosuje procedurę zwrotu podatku od towarów i usług podróżnym (Tax-free). Podatnik odbiera oświadczenia od podróżnych o przeznaczeniu nabywanych przez nich towarów. Jeżeli podróżny oświadcza, że nabywa towary na potrzeby własne (osobiste, prywatne), podatnik wystawia podróżnemu dokument Zwrot VAT dla podróżnych (tzw. "deklarację Tax-free"). Na podstawie przedłożonej przez podróżnego deklaracji Tax-free, w której urząd celny potwierdził wywóz towarów w bagażu osobistym podróżnego, podatnik dokonuje zwrotu VAT podróżnemu. Nabyte od podatnika na terytorium kraju towary zostały w stanie nienaruszonym wywiezione przez ww. podróżnych poza terytorium Unii Europejskiej w bagażu osobistym podróżnego. Z odpowiedzi na pytania dodatkowe zadane przez DKIS wynika, że podatnicy zapewniają podróżnym pisemną informację o zasadach zwrotu podatku w kilku językach, jednak nie zapewniają podróżnym sporządzonej na piśmie informacji o zasadach zwrotu podatku w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim. Podatnik oznaczył punkt/punkty sprzedaży znakiem informującym podróżnych o możliwości zakupu w tym punkcie/punktach towarów, od których przysługuje zwrot podatku. Podatnik jako sprzedawca wystawia, z wykorzystaniem systemu TAX FREE, dokument elektroniczny TAX FREE oraz wydaje podróżnym za ich zgodą dokument elektroniczny TAX FREE, przesyłając ten dokument w sposób z nimi uzgodniony, lub wydruk dokumentu elektronicznego TAX FREE.

W związku z opisanym stanem faktycznym podatnik zadał pytanie, czy ma prawo i obowiązek dokonać zwrotu podatku zapłaconego przy nabyciu towarów na terytorium kraju podróżnemu mającemu miejsce zamieszkania poza terytorium UE w odniesieniu do towarów nabytych od podatnika, jeżeli podróżny ten złoży oświadczenie, że dokonał zakupów wyłącznie na potrzeby własne (prywatne, osobiste) i że wywiezie w terminie wynikającym z przepisów towary w bagażu osobistym poza terytorium Unii Europejskiej?

Zgodnie z przepisem art. 126 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług osoby fizyczne niemające stałego miejsca zamieszkania na terytorium Unii Europejskiej, zwane dalej "podróżnymi", mają prawo do otrzymania zwrotu podatku zapłaconego przy nabyciu towarów na terytorium kraju, które w stanie nienaruszonym zostały wywiezione przez nie poza terytorium Unii Europejskiej w bagażu osobistym podróżnego. Przepis art. 127 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. stanowi, że sprzedawcy są obowiązani:

• dokonać rejestracji na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych w celu korzystania z systemu TAX FREE;
• zapewnić podróżnym sporządzoną na piśmie informację o zasadach zwrotu podatku w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim;
• oznaczyć punkty sprzedaży znakiem informującym podróżnych o możliwości zakupu w tych punktach towarów, od których przysługuje zwrot podatku.

Sprzedawca uprawniony do oferowania towarów w systemie Tax-free musi spełniać obligatoryjnie warunki, tj. sprzedawca taki musi być zarejestrowanym podatnikiem VAT oraz musi prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ponadto sprzedawca taki musi dokonać rejestracji na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych w celu korzystania z systemu Tax-free, jak również musi zapewnić podróżnym pisemną informację o zasadach zwrotu w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim oraz oznaczyć punkty sprzedaży znakiem informującym podróżnych o możliwości zakupu w tych punktach towarów, od których przysługuje zwrot podatku.

Na podstawie art. 127 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. zwrot podatku podróżnym jest dokonywany w złotych przez sprzedawcę lub przez podmioty, których przedmiotem działalności jest dokonywanie zwrotu. Zgodnie z art. 127a ust. 1 ustawy sprzedawca wystawia, z wykorzystaniem systemu Tax-free, dokument elektroniczny Tax-free. Sprzedawca wydaje podróżnemu za jego zgodą dokument elektroniczny Tax-free, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, lub wydruk dokumentu elektronicznego Tax-free.

Stosownie do art. 128 ust. 5 ustawy, w przypadku gdy podróżny opuszcza terytorium Unii Europejskiej z terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, podstawą do dokonania zwrotu podatku jest wydruk dokumentu elektronicznego Tax-free, potwierdzony przez właściwy organ celny, przez który towary zostały wywiezione z terytorium Unii Europejskiej. Z powyższych przepisów wynika, że podróżni, którzy nie mają stałego miejsca zamieszkania na terytorium Unii Europejskiej dokonujący zakupu towarów w Polsce mogą otrzymać zwrot kwoty stanowiącej podatek od towarów i usług, który został naliczony przez sprzedawców tych towarów. Prawo do otrzymania zwrotu wynika z art. 126 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. i występuje wówczas gdy towary, w stanie nienaruszonym, zostaną wywiezione przez podróżnego poza terytorium Unii Europejskiej w jego bagażu osobistym.

W Wskazali Państwo we wniosku, że dokonują sprzedaży towarów (przenośne stacje zasilania, hulajnogi elektryczne) na rzecz podróżnych niemających stałego miejsca zamieszkania na terytorium Unii Europejskiej. Ponadto, są Państwo zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzą Państwo ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonali Państwo rejestracji na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych oraz oznaczyli Państwo punkty sprzedaży znakiem informującym podróżnych o możliwości zakupu w tych punktach towarów, od których przysługuje zwrot podatku. Jednakże – jak wynika z wniosku – zapewnili Państwo podróżnym pisemną informację o zasadach zwrotu w języku (...). Tym samym, nie spełnili Państwo jednego z warunków określonych w przepisie art. 127 ust. 4 pkt 2 ustawy, niezbędnego do zastosowaniu procedury TAX FREE. Zatem, do sprzedaży przenośnych stacji zasilania i hulajnóg elektrycznych dokonanej na rzecz podróżnych niemających stałego miejsca zamieszkania na terytorium Unii Europejskiej, tj. na terytorium A, nie mogą Państwo dokonać zwrotu podatku według procedury TAX FREE.

Podsumowując, stwierdzić należy, że w związku z niespełnieniem warunku wynikającego z art. 127 ust. 4 pkt 2 ustawy, nie mogą Państwo dokonać zwrotu podatku zapłaconego przy nabyciu towarów na terytorium kraju podróżnemu mającemu miejsce zamieszkania poza terytorium UE, tj. na terytorium A w odniesieniu do towarów nabytych od Państwa, jeżeli podróżny ten złoży oświadczenie, że dokonał zakupów wyłącznie na potrzeby własne (prywatne, osobiste) i że wywiezie w terminie wynikającym z przepisów ustawy towary w bagażu osobistym poza terytorium Unii Europejskiej.Zatem, Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest nieprawidłowe’’.

Podsumowując powyższą interpretację, podatnik spełniał większość wymogów formalnych związanych z możliwością zastosowania procedury Tax-free, jednak wskutek informacji pozyskanych przez DKIS w trakcie pytań dodatkowych, ujawniona została okoliczność, że podatnik nie zapewnia podróżnym sporządzonej na piśmie informacji o zasadach zwrotu podatku w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim. Podatnik większość sprzedaży kierował do obywateli jednego kraju, a informacja była dla nich zrozumiała. Podatnik zapewniał tą informację w obcych językach, jednak nie były to wszystkie języki wskazane przez ustawę. Podatnik naraził się więc na ryzyko podatkowe wskutek opisania w interpretacji podatkowej stanu faktycznego w sposób niezgodny z przepisami. Skorzystanie z konsultacji oferowanych przez Instytut Studiów Podatkowym pozwala podatnikom unikać problemów zarówno z błędnym dokumentowaniem transakcji, jak też z błędnym sporządzaniem wniosków o interpretację (gdzie stanowisko podatnika zostaje uznane za nieprawidłowe).

Wróć do spisu treści serwisu