Zwolnienie zwrotu kosztów podróży dla osób niebędących pracownikami
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
W przytoczonym przepisie jest mowa o podróży. Termin "podróż" nie jest zdefiniowany w przepisach prawa podatkowego. Jest to termin różny od użytego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a pojęcia "podróż służbowa", co wyklucza możliwość definiowania go według regulacji art. 775 Kodeksu pracy. W tej sytuacji pojęcie "podróż" należy definiować zgodnie ze znaczeniem, jakie ma ono w języku powszechnym. W języku powszechnym pojęcie to oznacza "przebywanie drogi do jakiegoś odległego miejsca”.
WSA w Olsztynie w wyroku z dnia 6 grudnia 2018 r., sygn. akt I SA/Ol 621/18 wskazał, że „O ile w przypadku pracowników nie ma wątpliwości, że zwolnieniem objęte są wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej to w przypadku osób niebędących pracownikami uwzględnić należy świadczenia otrzymane w związku z szeroko rozumianą podróżą. Pojęcia "podróży" nie należy utożsamiać z "podróżą służbową"- pojęciem zdefiniowanym w k.p. Przy braku zaś ustawowej definicji "podróży" należy przyjąć, iż chodzi tu zarówno o podróż odbytą w związku z załatwianiem cudzych spraw, jak również o dojazd na miejsce wykonywania określonych czynności.”
Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r., są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wyznaczają one limity zwolnienia, a więc zakres świadczeń i ich wysokość, która korzysta ze zwolnienia od podatku. Natomiast ewentualna nadwyżka wypłacanych świadczeń – ponad limity określone w powołanym rozporządzeniu – będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Aby jednak przedmiotowe świadczenia za czas podroży – do wysokości określonej w ww. rozporządzeniach – korzystały ze zwolnienia, muszą być spełnione warunki wynikające z art. 21 ust. 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. Zgodnie z jego treścią:
Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
- w celu osiągnięcia przychodów lub
- w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
- przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
- przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
