Jednostki prowadzące księgi zgodnie z ustawą o rachunkowości (uor), są zobligowane do przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji zgodnie z zapisami uor. Członek zespołu badającego sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy musi uczestniczyć w czynnościach spisowych jako obserwator.
Umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji składników majątkowych.
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe są zobligowane do przeprowadzenia inwentaryzacji w terminach wskazanych w ustawie o rachunkowości tj.:
- składników aktywów ? z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ? rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda ? przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową ? przeprowadzono raz w ciągu 2 lat;
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie ? przeprowadzono raz w ciągu 4 lat;
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki ? przeprowadzono raz w roku;
- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną ? przeprowadzono raz w roku.
Jednostki, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu, umożliwiają udział biegłemu rewidentowi lub jego przedstawicielowi w spisie z natury. Jednostka powinna zapewnić w szczególności, aby: wybór podmiotu uprawnionego i zawarcie umowy o badanie nastąpiły przed rozpoczęciem inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, biegły rewident został zawiadomiony o terminach przeprowadzenia spisu z natury, biegły rewident został poinformowany o przeprowadzaniu spisu z natury w szczególnych warunkach, na przykład wymagających odpowiednich uprawnień (np. na dużych wysokościach) lub wyposażenia. Biegły rewident jest obserwatorem spisu z natury, nie uczestnicząc aktywnie w jego przebiegu. Ma on prawo do: wglądu w dokumentację inwentaryzacyjną i otrzymania jej kopii, wnioskowania o ponowne przeliczenie wybranych składników zapasów; najczęściej jest to wyrywkowe sprawdzenie poprawności już spisanego asortymentu, uzyskania wyjaśnień od członków zespołu spisowego lub innych osób uczestniczących w spisie, potwierdzenia na arkuszu spisowym swojej obecności w czasie spisu danego składnika zapasów.
Międzynarodowy Standard Badania wskazuje, że biegły rewident uzyskuje wystarczające i odpowiednie dowody badania dotyczące istnienia i stanu zapasów poprzez: obecność podczas spisu z natury w celu: oceny instrukcji i procedur kierownictwa dotyczących rejestrowania i kontrolowania wyników spisu z natury jednostki, obserwacji wykonywania określonych przez kierownictwo procedur liczenia, inspekcji zapasów i wykonania kontrolnych przeliczeń, oraz przeprowadzenie procedur badania w odniesieniu do ostatecznego wykazu zapasów, w celu ustalenia czy odzwierciedla on dokładnie rzeczywiste wyniki spisu z natury. Procedury mogą służyć jako testy kontroli lub procedury wiarygodności w zależności od oszacowania ryzyka przez biegłego rewidenta, planowanego podejścia do badania oraz wykonanych specyficznych procedur. Sprawy mające znaczenie dla planowania obecności podczas spisu z natury zapasów obejmują przykładowo: ryzyko istotnego zniekształcenia odnoszące się do zapasów, rodzaj kontroli wewnętrznej odnoszącej się do zapasów, czy oczekiwane jest, że zostaną ustanowione odpowiednie procedury i wydane właściwe instrukcje dotyczące przeprowadzania spisu z natury, termin spisu z natury, określenie czy jednostka stosuje system ciągłej ewidencji zapasów, miejsca składowania zapasów, w tym istotność pozycji zapasów i ryzyka istotnego zniekształcenia w różnych lokalizacjach w momencie podejmowania decyzji, w których lokalizacjach obecność jest zasadna.
Polska Agencja Nadzoru Audytowego zaprezentowała proces badania inwentaryzacji
w przypadku badania w sposób zdalny. Ma to znaczenie w bieżących pracach w dobie pandemii. Biegły rewident może podjąć próbę uczestnictwa w inwentaryzacji w sposób zdalny poprzez urządzenia lub połączenia video, jednak do tej metody należy podejść z jak największą ostrożnością. Występują tu ryzyka nieodłączne związane z zaufaniem do drugiej strony. Można także wziąć udział w inwentaryzacji w innym terminie stosując przeliczenia umożliwiające prezentacje stanu przeliczanych zapasów na dzień bilansowy. W przypadku zapasów będących w posiadaniu strony trzeciej można polegać na potwierdzeniu otrzymanym od strony w odniesieniu do ilości i stanu zapasów. Przy tym trzeba mieć na uwadze, aby zachować zawodowy sceptycyzm.
