Ustawa o CIT wymienia jedynie enumeratywnie wydatki, o które nie można zmniejszyć podstawy opodatkowania. W praktyce, aby dany wydatek uznać podatkowo, należy spełnić następujące warunki:
- wydatek musi być faktycznie poniesiony,
- celem poniesienia danego nakładu musi być osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów,
- wydatek nie może być wymieniony w art. 16 ustawy o CIT.
Omówione przesłanki wskazują na konieczność wykazania związku danego kosztu z przychodem, który osiąga lub planuje osiągnąć dana jednostka, co oznacza, że powinien on być rezultatem takich działań podatnika, które skierowane są jednoznacznie na wypracowanie dochodu lub zabezpieczenie jego źródła. Wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione nakłady związane z funkcjonowaniem firmy mogą być kosztami uzyskania przychodów. Za taki koszt można uznać wydatek poniesiony w związku z pogrzebem zarówno pracowników, jak i członków ich najbliższej rodziny. Dotyczy to także byłych pracowników. Organizacja udziału w pogrzebie, czyli na przykład transport delegacji pracodawcy na ceremonię, zakup okolicznościowego wieńca, zamieszczenie kondolencji oraz nekrologów w prasie i inne podobne nakłady stanowią wyraz szacunku dla pracowników i stanowią swego rodzaju docenienie jego wkładu w działalność i rozwój firmy. Wśród pozostałych pracowników wzrasta poczucie wartości oraz przynależności do kultury organizacji. Działania takie oddziałują pozytywnie na budowę relacji między pracownikami a firmą i ? co za tym idzie ? pośrednio wpływają na poziom osiąganych przychodów.
W przypadku śmierci pracownika kierownictwo firmy organizuje zwykle wyjazd swoich przedstawicieli na pogrzeb, kupuje stosowną wiązankę pogrzebową, zamieszcza w prasie nekrolog oraz kondolencje dla rodziny. Podobne wydatki ponoszone są, gdy śmierć dotyka bliskich pracownika, zarówno zatrudnionego, jak i byłego. Takie postępowanie jest zwyczajowo przyjęte w naszej kulturze ? jest wyrazem troski pracodawcy o budowanie pozytywnego wizerunku i więzi z pracownikami poprzez okazanie wsparcia i empatii w trudnych chwilach. Tego rodzaju wydatki nie są ponoszone w celach reprezentacyjnych, a zatem nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Zakup wieńców pogrzebowych i nekrologów w związku ze śmiercią pracownika nie ma cech reprezentacji. Takie działania w żaden sposób nie są okazałe, wystawne czy wytworne ? co mogłoby świadczyć o ich reprezentacyjnym charakterze. Realizują jedynie podstawowe kanony kultury i zasady współżycia społecznego, a firma nie działa w celu podkreślenia swojej zasobności, a jedynie realizuje obowiązkowe w naszej kulturze normy społeczne. Taka postawa pracodawcy może istotnie przyczyniać się do poprawy atmosfery pracy i budowania poczucia wspólnoty, co skutkuje z kolei wyższą efektywnością wśród kadr.
Wydatki związane z uczczeniem pamięci zmarłego pracownika są przez organy traktowane jako budujące kulturę organizacji i wpływające na motywację zespołu. W efekcie przyczyniają się do osiągania przychodu przedsiębiorstwa. Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 16 maja 2018 r. (0111-KDIB2- 3.4010.46.2018.2.PB) potwierdził prawidłowość takiego podejścia. Analogicznie stanowisko zajęła również Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 6 lutego 2017 r. (1462-IPPB6.4510.604.2016.2.SO).
