Warunki prowadzenia elektronicznej ewidencji wyrobów akcyzowych

     Stosownie do art. 138p ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (dalej określanej jako: „ustawa”), ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, prowadzi się w formie papierowej lub elektronicznej. Z kolei na podstawie art. 138p ust. 2 powołanej ustawy ewidencje, o których mowa w art. 138a-138c i art. 138e-138l, mogą zostać zastąpione dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów prawa podatkowego innych niż przepisy o akcyzie, albo na podstawie przepisów o rachunkowości, pod warunkiem, wszakże, że dokumentacja ta zawiera wszystkie dane wymagane dla danej ewidencji. W praktyce wątpliwości podatników dotyczą oceny, czy dana dokumentacja istotnie odpowiada wymogom.

   Na mocy art. 138a-138o ustawy wymagana od określonych podmiotów ewidencja wyrobów akcyzowych powinna być prowadzona w sposób ciągły i umożliwiający identyfikację poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych. Wpisów do ewidencji dokonuje się niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

   W przypadku wyboru prowadzenia ewidencji przez podmiot obowiązany do jej prowadzenia, w wersji elektronicznej, ewidencja ta winna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

• umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
• umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
• pozwalała na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji w porządku chronologicznym;
• uniemożliwiała usuwanie wpisów.

   Nadto, na żądanie właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego podmiot obowiązany do prowadzenia ewidencji jest zobligowany do przekazania raportu z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.

   Jednocześnie podmiot prowadzący ewidencję w wersji elektronicznej ma obowiązek przechowywać kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe

   Poza przepisami art. 138a-138o ustawy, do oceny czy dana dokumentacja istotnie odpowiada wymogom należy wziąć pod uwagę przepisy wydanego na podstawie delegacji z art. 138s ustawy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2019 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (dalej określanego jako „rozporządzenie”).

   Zgodnie z § 9 rozporządzenia, do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy, przy czym dokumentacja w formie elektronicznej powinna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

• umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
• umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
• pozwalała na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące w porządku chronologicznym;
• uniemożliwiała usuwanie wpisów.

   Dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej winna zatem spełniać łącznie wszystkie powyższe kryteria. Podmiot prowadzący dokumentację w tej formie ma ponadto obowiązek przechowywania kopii dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

   Mając na uwadze wskazane wymogi, Organy podatkowe sceptycznie odnoszą się do prowadzenia dokumentacji dotyczącej wyrobów akcyzowych w formie elektronicznej np. przy pomocy programu Excel. Dowodem takiego stanowiska są wątpliwości wyrażone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidulanej o sygn. 0111-KDIB3-3.4013.57.2018.1.JS z dnia 8 maja 2018r.

   Niemniej w jednej z ostatnich interpretacji indywidualnych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził prawidłowość stanowiska wnioskodawcy odnośnie realizacji wymogów stawianych ewidencjom w formie elektronicznej.

   Mianowicie, w interpretacji indywidualnej o sygn. 0111-KDIB3-3.4013.173.2020.1.JSU z dnia 23 listopada 2020 r. organ ten uznał, że określone na wstępie wymogi wynikające z ustawy i przepisów rozporządzenia spełnia w szczególności baza danych (ewidencja), prowadzona z wykorzystaniem rozwiązania opartego o odpowiednio skonfigurowane i połączone ze sobą pliki w formacie umożliwiającym rozbudowanie standardowych arkuszy kalkulacyjnych o programowanie oraz makropolecenia, tj. umożliwiającym implementację algorytmów. Istotne jest by w tego rodzaju bazie danych zainstalowanej w określonej lokalizacji sieciowej (dysku sieciowym) ewidencjonowane były dane wymagane przez ustawę i akty wykonawcze do niej, a jednocześnie wszystkie makra oraz zakładki w tej bazie były zabezpieczone hasłem, które uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane już wprowadzone, a w szczególności niemożliwi ich trwałe usunięcie, zaś hasło zostało zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowo, dzięki czemu powstanie dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą.

   Wymogi przewidziane w ustawie i rozporządzeniu spełnione będą w szczególności gdy uzupełnianie danych w bazie następować będzie przez powiązany z nim plik stanowiący bramkę komunikacyjną, czyli interfejs użytkownika, a identyfikacja użytkowników ewidencji elektronicznej, następować będzie poprzez ich login do systemu operacyjnego, przy czym próba komunikacji z bazą danych przez użytkownika niewskazanego uprzednio przez administratora zakończy się niepowodzeniem, przez co będzie w szczególności zrealizowany wymóg zabezpieczenia ewidencji akcyzowej przed dostępem (dodawaniem wpisów, podglądem istniejących wpisów) przez osoby nieupoważnione. W ocenie Organu prowadzona w powyższy sposób ewidencja spełni wymogi wskazane w § 9 ust. 1-3 rozporządzenia.

Wróć do spisu treści serwisu