Ekwiwalent za używanie telefonu prywatnego do celów służbowych

Przyznanie pracownikom ekwiwalentu w pieniądzu za wykorzystywane na potrzeby pracodawcy telefony komórkowe korzysta ze zwolnienia od podatku.

Ekwiwalent taki może korzystać ze zwolnienia od podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Przy czym z definicji zawartych w słowniku języka polskiego wynika, iż:

• "narzędzie" to urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy; przyrząd, instrument;
• "materiał" to, z czego wytwarzane są przedmioty, tworzywo, substancja, artykuł, produkt;
• "sprzęt" to przedmioty użytkowe, maszyny, urządzenia.

Ekwiwalent pieniężny za używane narzędzia, materiały, sprzęty korzysta ze zwolnienia po spełnieniu łącznie kilku warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa w jaki sposób ustalać ekwiwalent. Ustawodawca pozostawił tę kwestię w gestii samego pracodawcy, przy czym naliczona wartość musi być adekwatna do wartości używanych dla celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu. Zatem w opisanej sytuacji wartość ekwiwalentu może odpowiadać wartości doładowań zużytych przez pracownika do wykonywania rozmów służbowych.

Zatem pracodawca może podpisać z pracownikami umowę używania telefonu prywatnego do celów służbowych i określić wartość ekwiwalentu z tego tytułu w zależności od wartości zużytych do celów służbowych doładowań. W celu udokumentowania powyższego wskazane jest, aby pracownicy składali comiesięczne oświadczenia o wykorzystaniu telefonu prywatnego do celów służbowych (przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy) oraz dokumentowali wartość zakupionych doładowań np. paragonami oraz (jeśli to możliwe) bilingiem.