Pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Umowa określa w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu.
Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych dopuszcza zatem możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców. Jak pokazuje praktyka najczęściej wspólną działalność socjalną prowadzą firmy powiązane organizacyjnie, funkcjonalnie lub kapitałowo, firmy z jednej branży albo firmy prowadzące działalność na tym samym obszarze. Wspólna działalność socjalna prowadzona jest w firmach, których struktura jest wielozakładowa. Zdarza się, że wspólną działalność socjalną prowadzą pracodawcy, w przypadkach gdy w jednym zakładzie środki funduszu są niewystarczające na zaspokojenie potrzeb wszystkich osób uprawnionych, natomiast drugi zakład pracy posiada własną bazę socjalną, która nie jest w pełni wykorzystana.
Ustawodawca nie wymaga, żeby wkład finansowy współpracujących w tym zakresie firm był identyczny, przy czym wielkość tego wkładu nie powinna wpływać na zakres i poziom świadczeń udzielanych poszczególnym osobom uprawnionym. Dlatego też uzasadniona staje się wspólna działalność socjalna podejmowana przez firmy mające zróżnicowane środki finansowe. Powiązanie takie jest korzystne dla pracodawcy dysponującego mniejszymi zasobami finansowymi, ponieważ prowadząc wspólną działalność socjalną z przedsiębiorstwem, którego wkład finansowy jest większy zyskuje on możliwość przeznaczania środków na zróżnicowane cele, Warunki prowadzonej współpracy w tym zakresie powinna określać umowa.
Jak wynika z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. umowa powinna określać w szczególności:
1) przedmiot wspólnej działalności;
2) zasady jej prowadzenia;
3) sposób dokonywania rozliczeń między pracodawcami;
4) tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy;
5) warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu.
W zawartej umowie strony powinny określić również wysokość wnoszonego wkładu finansowego. Umowa powinna w sposób szczegółowy określać zasady wspólnej działalności socjalnej. Wyszczególniony w umowie sposób rozliczeń może określać sposób pokrycia kosztów wspólnej działalności socjalnej, ponieważ wydatki te powinny być pokrywane z ogólnych kosztów działalności zakładów pracy. W umowie można ustalić, że koszty będą pokrywane w wysokości proporcjonalnej do liczby pracowników uprawnionych do korzystania z funduszu lub proporcjonalnie do udziału finansowego wpłacanych środków socjalnych w stosunku do całości przewidywanych środków przeznaczonych na wspólną działalność.
Na rozpoczęcie wspólnej działalności socjalnej i w konsekwencji na zawarcie umowy wymagana jest zgoda przedstawicieli związków zawodowych lub przedstawiciela załogi. Oznacza to, że w przedsiębiorstwach, w których działa organizacja związkowa pracodawca ma obowiązek poinformować ją o zamiarze prowadzenia wspólnej działalności socjalnej.
Pracodawcy, którzy prowadzą wspólną działalność socjalną mają obowiązek stosować art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r., co oznacza, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń z funduszu oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinni ustalić w regulaminie. Regulamin powinien zostać uzgodniony z zakładową organizacją związkową, a jeśli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa z przedstawicielem pracowników.
