Przepisy dotyczące koordynacji zawarte są w dwóch podstawowych aktach prawnych:
- rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 166 z dnia 30 kwietnia 2004 roku z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 5, t. 5 z późn. zm.);
- rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 roku dotyczącym wykonywania rozporządzenia (WE) Nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 284 z dnia 30 października 2009 roku z późn. zm.).
Przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego mają pierwszeństwo przed wewnętrznymi przepisami państw członkowskich UE. Oznacza to, że w przypadku kolizji przepisów krajowych z przepisami unijnymi, zastosowanie mają zawsze te ostatnie. Przepisy o koordynacji zawarte zostały w rozporządzeniach. Obowiązują zatem w całości i są stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach nimi objętych. Państwa te nie mogą stosować tych przepisów wybiórczo.
Zasady ustalania ustawodawstwa właściwego w przypadku wykonywania pracy najemnej w kilku państwach UE zostały zmienione w czerwcu 2012 r. Zmiany te wprowadzono rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 465/2012 z dnia 22 maja 2012 r. zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 (Dz.Urz. UE L 149 z dnia 8.06.2012 r., s. 4).
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, osobą normalnie wykonującą pracę w kilku państwach członkowskich jest osoba, która „równocześnie lub na zmianę wykonuje jedną lub kilka odrębnych prac w dwóch lub więcej państwach członkowskich w tym samym lub kilku przedsiębiorstwach lub dla jednego lub kilku pracodawców”. Dla celów ustalania ustawodawstwa właściwego, nie jest brana pod uwagę tzw. praca o charakterze marginalnym, tj. o niewielkim znaczeniu pod względem czasu oraz zysku ekonomicznego.
Pracownik pracujący w dwóch lub kilku państwach podlega ustawodawstwu państwa, w którym mieszka, jeżeli wykonuje znaczną część swojej pracy na terytorium tego państwa.
Znaczna część pracy to istotna pod względem ilościowym część pracy zainteresowanej osoby, co jednak nie oznacza, że największa. ZUS bierze w tym względzie pod uwagę czas pracy i/lub wynagrodzenie oraz inne kryteria, o ile te dwa podstawowe nie będą dawać jednoznacznego wyniku.
Jeżeli w wyniku analiz okaże się, że dana osoba przez co najmniej 25% ogólnego czasu pracy pracuje w państwie zamieszkania i/lub, że otrzymuje tu co najmniej 25% swojego wynagrodzenia – będzie to wskazywało, że w państwie zamieszkania jest wykonywana znaczna część pracy.
