Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, należy ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się, w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości, do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami uzyskania przychodów będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. wyłączono z kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji (w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych). W ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. brak jest definicji reprezentacji, jednak w praktyce przyjmuje się, że są to wszelkie działania podejmowane w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów.
Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.
Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Rozstrzygnięcie czy wydatki, o których mowa mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zależy od tego, czy dotyczą one reprezentacji, t.j. czy wydatki na usługi gastronomiczne ukierunkowane będą na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (wizerunku).
Koszty organizacji spotkań szkoleniowych dla pracowników Spółki i osób z zewnątrz (kontrahentów) co do zasady spełniają przesłanki uznania ich za koszty uzyskania przychodów, o ile mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika (np. szkolenia dotyczące oferowanych przez niego produktów, ich właściwości itp.) i nie mają charakteru kosztów reprezentacji – pod warunkiem, że zostaną właściwie udokumentowane (w szczególności dotyczy to części wydatków dotyczącej osób z zewnątrz – kontrahentów, gdyż koszty szkoleń pracowników nie budzą wątpliwości w zakresie braku podstaw do uznania ich za koszty reprezentacji).
Podstawowym zagadnieniem w przedmiotowej sprawie jest rozstrzygnięcie czy ponoszone przez Spółkę wydatki ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też nie mają tego charakteru a służą zachęcaniu potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów oraz nabywania oferowanych towarów, co ma znaczenie w kontekście wielkości osiąganych przychodów.
Zatem kwalifikacja prawna wydatków na organizację spotkań szkoleniowych wymaga oceny, czy organizowanie szkoleń miało kształtować popyt na dystrybuowane towary Spółki, czy też miało służyć budowaniu relacji z kontrahentami i wywołaniu jak najlepszego wrażenia spółki (chodzi o wskazanie co było głównym i możliwym do udowodnienia -udokumentowanym celem spotkania). Z samej faktury nie da się tego wyczytać.
Tak więc wydatki na organizację szkolenia dla kontrahentów w celu przekazania stosownej wiedzy na temat produktów przez nią sprzedawanych, ich cech jakościowych, użytkowych czy technicznych, co do zasady, spełnia przesłanki uznania ich za koszt uzyskania przychodów, o ile przedmiotowe wydatki nie mają charakteru kosztów reprezentacji oraz pod warunkiem ich właściwego udokumentowania.
