Wymogi formalne wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej jako: ustawa) wprowadza szereg obowiązków dla podmiotów prawnych w zakresie wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa. Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy podmiot prawny ustala wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej jako: procedura). Procedura ta musi spełniać określone wymogi formalne, aby zapewnić skuteczną ochronę sygnalistów i umożliwić im bezpieczne ujawnianie informacji o nieprawidłowościach. Ponadto procedura powinna uwzględniać specyfikę funkcjonowania oraz strukturę organizacyjną danego podmiotu prawnego.

Artykuł 25 ustawy reguluje podstawową treść takiej procedury stanowiąc, iż procedura powinna określać co najmniej:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą (funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, upoważniona przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, jeżeli zapewniają bezstronność);
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, (wskazany obowiązek nie dotyczy przypadków gdy sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie);
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych;
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, (wskazany obowiązek nie dotyczy przypadków gdy sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną);
• zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Ponadto procedura może dodatkowo przewidywać możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących danym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne. Procedura może także określać system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Podmiot prawny obowiązany jest do określenia w procedurze sposobów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, które obejmować będą co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Ponadto procedura powinna być napisana w sposób przystępny dla wszystkich pracowników, a informacje o procedurze powinny być łatwo dostępne dla wszystkich zainteresowanych.

Podkreślić należy, iż zgodnie z art. 58 ustawy naruszenie obowiązku ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych może skutkować nałożeniem na osobę odpowiedzialną za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych kary grzywny.