Faktura korygująca jest istotnym narzędziem w obrocie gospodarczym, które pozwala na skorygowanie wysokości podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku VAT w przypadku zmiany warunków transakcji. Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy o VAT, podstawy obniżenia opodatkowania mogą dotyczyć: udzielonych opustów, zwrotów towarów, zapłaty nieodebranej lub zwróconych dotacji. Celem faktury korygującej jest odzwierciedlenie zmian zarówno w zakresie podatkowym, jak i księgowym, co zapewnia prawidłowe prowadzenie ewidencji podatkowych i księgowych.
Warunki wystawienia faktury korygującej
Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, faktura korygująca może zostać wystawiona, gdy:
- nastąpiła zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku,
- doszło do zwrotu towarów i opakowań,
- zwrócono część lub całość zapłaty nabywcy,
- stwierdzono błąd w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Podstawowe wymagania dotyczące faktury korygującej precyzuje art. 106j ust. 2 ustawy o VAT. Powinna ona zawierać: numer kolejny, datę wystawienia, numer identyfikujący fakturę w systemie e-Faktur (w przypadku faktur korygujących związanych z fakturami e-Faktur), dane z faktury pierwotnej oraz szczegóły dotyczące korekty wartości podstawy opodatkowania lub podatku należnego.
Termin wystawienia faktury korygującej
Kiedy faktura korygująca może zostać uwzględniona w deklaracji VAT? Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, obniżenie podstawy opodatkowania i korekta VAT mogą być wykazane w rozliczeniu za okres, w którym zostały spełnione warunki uzgodnione przez strony transakcji, takie jak zwrot towaru czy przyznanie rabatu. To oznacza, że wystawienie faktury korygującej nie jest wystarczające, aby mogła zostać uwzględniona w rozliczeniu VAT – konieczne jest, by uzgodnione warunki zostały faktycznie spełnione.
W praktyce oznacza to, że faktura korygująca powinna być wystawiona dopiero po spełnieniu warunków korekty, a więc po zwrocie towarów lub po obniżeniu ceny zgodnie z umową. Z kolei faktura korygująca może zostać uwzględniona w deklaracji VAT za okres, w którym uzgodniono zmianę warunków transakcji i dopiero po spełnieniu tych uzgodnień.
Dokumentacja uzgodnienia warunków korekty
Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, podatnik musi posiadać dokumentację potwierdzającą, że uzgodnione warunki korekty zostały faktycznie spełnione przed wystawieniem faktury korygującej. Może to obejmować takie zdarzenia, jak zwrot towaru, udzielenie rabatu czy obniżenie ceny. Dokumentacja ta jest niezbędna, aby rozliczyć fakturę korygującą w odpowiednim okresie rozliczeniowym, ponieważ brak takiej dokumentacji może skutkować błędnym rozliczeniem podatku VAT.
Termin rozliczenia korekty VAT
Po wystawieniu faktury korygującej in minus, ważnym aspektem jest jej uwzględnienie w deklaracji VAT. Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, korekta podatku naliczonego powinna być dokonana w okresie, w którym spełniono warunki obniżenia podstawy opodatkowania. To oznacza, że jeśli uzgodnienie warunków zmiany wartości transakcji miało miejsce w marcu, a zwrot towaru nastąpił dopiero w kwietniu, korekta VAT powinna zostać rozliczona w kwietniu – w miesiącu spełnienia warunków korekty.
Korekta podatku naliczonego po 90 dniach
Zgodnie z art. 89b ust. 1 ustawy o VAT, jeśli zapłata za fakturę nie została dokonana w ciągu 90 dni od terminu płatności, podatnik jest zobowiązany do dokonania korekty podatku naliczonego. Korekta ta jest tymczasowa, a prawo do odliczenia można przywrócić, gdy należność zostanie uregulowana później. Przepisy te wprowadzają tzw. ulgę na złe długi, co oznacza, że podatnik musi skorygować podatek naliczony w sytuacji, gdy zapłata nie została dokonana w ustalonym terminie.
W przypadku, gdy należność zostanie uregulowana po 90 dniach, podatnik ma prawo do skorygowania odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym dług został spłacony. Oznacza to, że w przypadku częściowego uregulowania należności, podatek naliczony może zostać zwiększony proporcjonalnie do uregulowanej kwoty.
Odliczenie VAT w kontekście korekty faktur
Prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury korygującej zależy od spełnienia warunków korekty. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje, jeżeli zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT. Co ważne, brak zapłaty za fakturę pierwotną nie wpływa na prawo do odliczenia, jednak może skutkować obowiązkiem korekty podatku naliczonego, jeśli płatność nie zostanie dokonana w ciągu 90 dni.
Wymogi formalne i kontrola terminów
Aby prawidłowo rozliczyć fakturę korygującą, podatnik musi ściśle przestrzegać terminów oraz formalności określonych w przepisach. Jest to szczególnie ważne w kontekście korekt dotyczących zwrotów towarów, udzielonych rabatów lub innych zmian w podstawie opodatkowania. Wszelkie zmiany muszą być odpowiednio udokumentowane i wykazane w deklaracji VAT za okres, w którym spełnione zostały warunki uzgodnione przez strony transakcji.
Podsumowanie
Faktura korygująca in minus stanowi narzędzie niezbędne do zapewnienia prawidłowego rozliczenia VAT w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania. Kluczowe dla prawidłowego rozliczenia korekty są: spełnienie warunków uzgodnionych przez strony transakcji, odpowiednia dokumentacja potwierdzająca te zmiany, a także terminowe uwzględnienie korekty w deklaracji VAT. Brak zapłaty za fakturę pierwotną w ciągu 90 dni skutkuje obowiązkiem korekty podatku naliczonego, a także może wiązać się z koniecznością jej ponownego rozliczenia po uregulowaniu należności. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe, aby uniknąć sankcji podatkowych i zapewnić zgodność z przepisami prawa.
