Możliwość przechowywania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej

W interpretacji indywidualnej z dnia 30 grudnia 2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej sygn. 0111-KDIB2-1.4017.13.2018.5.MKU odniósł się do kwestii przechowywania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej. Interpretacja to została wydana po orzeczeniu NSA. W złożonym wniosku, podatnik przedstawił następujących stan faktyczny: „W związku z przekazaniem przez Wnioskodawcę od dnia 1 września 2018 r. prowadzenia ksiąg rachunkowych Wnioskodawcy przez przedsiębiorcę z siedzibą i miejscem zarządu w Portugalii, w celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów i usprawnienia obiegu i dostępu do dokumentów, Wnioskodawca – tak jak inne spółki z grupy kapitałowej – zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu Dokumentów Księgowych wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego). Procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów Księgowych w formie elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych albo po przetworzeniu z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego) będzie odpowiednio przygotowana, spisana i przekazana właściwym pracownikom Wnioskodawcy. Ilekroć Wnioskodawca pisze we Wniosku o „fakturach elektronicznych”, „fakturach w formie elektronicznej”, „fakturach w wersji elektronicznej” to rozumie przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT). W przyszłości, Dokumenty Księgowe otrzymane przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w formie papierowej będą sprawdzane pod względem poprawności i czytelności. Następnie ww. dokumenty zostaną zeskanowane. W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, po ich zeskanowaniu, Dokumenty Księgowe przekazywane będą do archiwizacji oraz księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji papierowej do Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona. W przypadku Dokumentów Księgowych otrzymanych przez Wnioskodawcę (albo przez inny podmiot wskazany przez Wnioskodawcę, upoważniony przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) w wersji elektronicznej, po otrzymaniu będą one automatycznie sprawdzane pod względem poprawności i czytelności, a także pod względem prawidłowości formatu. W razie braku uwag co do poprawności i czytelności, dokumenty są zapisywane w jednakowym formacie dokumentu elektronicznego oraz przekazywane do archiwizacji i księgowania. Data wpływu dokumentu w wersji elektronicznej do systemu informatycznego Wnioskodawcy (albo do innego podmiotu wskazanego przez Wnioskodawcę, upoważnionego przez Wnioskodawcę do otrzymywania Dokumentów Księgowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy) jest datą pewną i nie może być dowolnie zmieniona.” Odnosząc się do obowiązujących regulacji prawnych podatnik wskazał, że „Przepisy Ordynacji podatkowej nie zawierają regulacji wskazujących na to, w jakiej formie powinna być przechowywana dokumentacja księgowa podatnika dla celów podatkowych. Wobec tego, zdaniem Wnioskodawcy, każda zgodna z prawem forma przechowywania takiej dokumentacji powinna być możliwa. W szczególności, gdy sposób archiwizacji Dokumentów Księgowych przeprowadzony będzie w sposób dokładny, uniemożliwiający wprowadzanie zmian w treść oraz strukturę Dokumentów Księgowych, w trwałej i niezmienionej postaci. (…) Przy czym, jak stanowi art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości, „dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce (…) w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.” Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż „z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.” W związku z tym zdaniem podatnika: „sposób archiwizowania i przechowywania Dokumentów Księgowych będzie prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca – zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi – może przechowywać Dokumenty Księgowe wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowane z dokumentów papierowych albo przetworzone z wersji elektronicznej do jednolitego formatu elektronicznego), podczas gdy odpowiedniki tych Dokumentów Księgowych w formie papierowej mogą zostać zniszczone. Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2017 r. (nr 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR), w której organ wskazał, iż „przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT, otrzymanych i wystawionych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z cyt. przepisami (ustawy o VAT), Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie faktur VAT wystawionych i otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.” Dyrektor Krajowej Informacji skarbowej uznał przedstawione stanowisko podatnika za prawidłowe.