8. Sposób prowadzenia dokumentacji dotyczącej wyrobów akcyzowych
Dnia 8 maja 2018 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację
indywidualną dotyczącą podatku akcyzowego w zakresie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej wyrobów akcyzowych.
Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą jako pośredniczący podmiot węglowy na
podstawie ustawy o podatku akcyzowym oraz prowadzi ewidencje wyrobów węglowych zgodnie z art. 138i (ewidencja z
podziałem na miesiące) oraz art. 138r zestawienie (z podziałem na kwartały) w programie Excel.
Każdego dnia wpisuje dokumenty dostawy wyrobów węglowych do ewidencji miesięcznej i
do zestawienie kwartalnego w programie Excel. Następnie drukuje ewidencję po zakończonym miesiącu i wpina do akt
firmy, a zestawienie kwartalne drukuje i wysyła do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w Elblągu do 25 dnia
następnego miesiąca po każdym kwartale.
Pytanie Wnioskodawcy brzmi: czy w zaistniałej sytuacji prowadzi on dokumentację w
formie elektronicznej zgodnie z § 9 Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 21.12.2016 r. w sprawie
ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy czy też jego myślenie jest błędne i
prowadzi dokumentację w formie papierowej?
Czy w zaistniałej sytuacji można stwierdzić, że dokumentację firmową jako
pośredniczący podmiot węglowy Wnioskodawca prowadzi w formie elektronicznej?
Jak stanowi art. 138p ust. 1 ustawy, ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w
art. 138a-138l i art. 138o, prowadzi się w formie papierowej lub elektronicznej.
Na podstawie art. 138p ust. 2 ustawy, ewidencje, o których mowa w art. 138a-138c i
art. 138e-138l, mogą zostać zastąpione dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów prawa podatkowego innych niż
przepisy o akcyzie, albo na podstawie przepisów o rachunkowości, pod warunkiem że dokumentacja ta zawiera wszystkie
dane wymagane dla danej ewidencji.
Na podstawie delegacji ustawowej z art. 138s ustawy, w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 27 marca 2018 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków
akcyzy określony został m.in. sposób prowadzenia ewidencji, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c,
art. 138e, art. 138f i art. 138h-138l, uwzględniający konieczność zapewnienia właściwej kontroli nad wyrobami
akcyzowymi oraz wydanymi znakami akcyzy, a także właściwego poboru akcyzy od wyrobów akcyzowych i funkcjonowania
zwolnień od akcyzy.
Zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, ewidencje, o których mowa w art. 138a ust. 1, art.
138b, art. 138c, art. 138e-138l ustawy, księgi kontroli, o których mowa w art. 138d ust. 1 ustawy, oraz
dokumentacja, o której mowa w art. 138o ustawy, zwane w rozdziale 2 rozporządzenia „dokumentacją”, prowadzone są w
sposób ciągły i umożliwiający identyfikację poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu
czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi
towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych.
Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia, wpisów do ww. dokumentacji dokonuje się
niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak
niż następnego dnia roboczego.
W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, podmiot prowadzący dokumentację w formie
papierowej, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w § 15 pkt 1 oraz w § 18 pkt 1 i 2 rozporządzenia, dokonuje
jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania za każdy miesiąc kalendarzowy, w terminie 3 dni roboczych od ostatniego
dnia miesiąca, którego dotyczy dokumentacja, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
Przepis ten dalej stanowi, że podmiot prowadzący ewidencję, o której mowa w art.
138h-138j ustawy, w formie papierowej, dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania, w terminie do 25. dnia
miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).
Z kolei zgodnie z § 5
ust. 3 tego rozporządzenia, w przypadku zastąpienia ewidencji prowadzonej w formie papierowej dokumentacją
prowadzoną na podstawie przepisów o rachunkowości, podmiot prowadzący dokumentację dokonuje jej zamknięcia i
miesięcznego podsumowania za każdy miesiąc kalendarzowy, w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu,
którego dotyczy dokumentacja.
Ponadto, stosownie do § 8 ust. 1 rozporządzenia, w przypadku prowadzenia dokumentacji
w formie papierowej, przed rozpoczęciem jej wypełniania karty dokumentacji powinny zostać przeszyte, a strony
ponumerowane i opatrzone pieczęcią podmiotu prowadzącego dokumentację. Właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego
opatruje przeszycie plombą, przy użyciu plombownicy stosowanej do plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ
Krajowej Administracji Skarbowej, a na ostatniej stronie dokumentacji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis.
Natomiast
§ 8 ust. 3 stanowi, że wpisów do dokumentacji należy dokonywać w sposób trwały i wyraźny. Zmiany i poprawki powinny
być dokonywane w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny. Każda zmiana lub poprawka powinna
zostać potwierdzona podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z podaniem daty wprowadzenia, oraz w razie
potrzeby opisana w rubryce „uwagi”.
Dokumentacja, o której mowa w ww. rozporządzeniu, może być także prowadzona w formie
elektronicznej. Zgodnie z § 9 ust. 1 tego rozporządzenia, do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może
być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.
W myśl § 9 ust. 2 rozporządzenia, dokumentacja w formie elektronicznej prowadzona
jest zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i
w taki sposób, aby:
- umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych
danych przed zniekształceniem lub utratą; - umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby
dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania; - pozwalała na drukowanie wpisów i raportów, o których mowa w § 7 rozporządzenia, w
porządku chronologicznym; - uniemożliwiała usuwanie wpisów.
Podmiot prowadzący dokumentację w formie elektronicznej przechowuje kopię
dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed
zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe (§ 9 ust. 3 rozporządzenia).
Jednocześnie, zgodnie z art. 138r ust. 1 ustawy, podmiot, który wystawia dokument
dostawy, sporządza kwartalne zestawienie wystawionych dokumentów dostawy. Jeden egzemplarz tego zestawienia
przekazuje właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale,
którego dotyczy zestawienie.
Zestawienie, o którym mowa w art. 138r ust. 1 ustawy, powinno zawierać datę jego
sporządzenia, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres siedziby albo miejsca zamieszkania podmiotu sporządzającego
zestawienie oraz wykaz wystawionych dokumentów dostawy określający datę wystawienia dokumentu dostawy, a w przypadku
wyrobów akcyzowych, o których mowa w art. 32, oraz w przypadkach określonych w przepisach wykonawczych wydanych na
podstawie art. 38 ust. 1, oraz art. 38 ust. 2 pkt 1 lub art. 39 ust. 1, również nazwę albo imię i nazwisko oraz
adres siedziby albo miejsca zamieszkania odbiorcy wyrobów zwolnionych, kod CN i ilość wyrobów zwolnionych wpisanych
do dokumentu dostawy (art. 138r ust. 2 ustawy).
Art. 138r ust. 3 ustawy stanowi natomiast, że wpisów do
zestawienia, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się chronologicznie, w sposób trwały i wyraźny, niezwłocznie po
wystawieniu dokumentu dostawy. Karty zestawienia numeruje się kolejno od numeru jeden i opatruje stemplem podmiotu
sporządzającego zestawienie. Poprawka powinna być dokonywana w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst
pozostał czytelny. Poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby dokonującej poprawki, z podaniem daty jej
dokonania.
Zestawienie to może być sporządzane oraz przekazywane naczelnikowi urzędu skarbowego,
o którym mowa w art. 138r ust. 1 ustawy, w formie elektronicznej, w sposób uzgodniony z tym naczelnikiem (art. 138r
ust. 4 ustawy).
Powyższe przepisy ust. 1-4 stosuje się odpowiednio w przypadku gdy dokumentem dostawy
jest faktura (art. 138r ust. 5 ustawy).
W przedmiotowej sprawie, Wnioskodawca będący pośredniczącym podmiotem
węglowym prosi o wskazanie, czy przedstawiony przez niego w opisie stanu faktycznego sposób prowadzenia
dokumentacji, o której mowa w art. 138i oraz 138r ustawy, można uznać za prowadzony w formie elektronicznej, czy też
w formie papierowej.
Stosownie do treści § 9 ust. 2 rozporządzenia, dokumentacją w formie elektronicznej
jest dokumentacja prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do jej
prowadzenia, w sposób określony w pkt 1-4 tego przepisu, tj. tak, aby spełniała warunki w nich wymienione.
Oznacza to, że w myśl powyższych przepisów podmiot prowadzący dokumentację w formie
elektronicznej korzysta z programu komputerowego zapewniającego pisemną instrukcję obsługi, wykorzystywanego do
prowadzenia tej dokumentacji, spełniając określone wymagania, tj.:
- umożliwienie wglądu w treść dokonywanych wpisów,
- zapewnienie ochrony przechowywanych danych przed ich zniekształceniem lub utratą,
- umożliwienie dokonywania korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby
dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania, - pozwalanie na drukowanie wpisów i raportów, o których mowa w § 7 rozporządzenia w
porządku chronologicznym, - uniemożliwienie usuwania wpisów wprowadzonych do dokumentacji.
Dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej winna zatem spełniać łącznie
wszystkie powyższe kryteria.
Jak wynika z opisu stanu faktycznego, Wnioskodawca prowadzi ewidencję wyrobów
węglowych o której mowa w art. 138i ustawy, z podziałem na miesiące, w programie Excel. Ewidencję drukuje po
zakończonym miesiącu i przechowuje w aktach firmy.
Program Excel używany przez Wnioskodawcę umożliwia tworzenie bazy danych w tzw.
arkuszach kalkulacyjnych. Stwarza on możliwość m.in. wprowadzania, sortowania czy obliczania wprowadzonych danych.
Nie zapewnia on jednak pisemnej instrukcji obsługi prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej, a zatem
użytkownik programu Excel może dowolnie modyfikować stworzone arkusze i korzystać z ich funkcji, w tym zmieniania,
dodawania i usuwania wprowadzonych wcześniej danych. Nie można zatem stwierdzić, że wprowadzane do programu dane są
chronione przed zniekształceniem lub utratą, jak również że brak jest możliwości ich usuwania. Ponadto, w programie
Excel istnieje możliwość dokonywania korekty danych również bez adnotacji osoby dokonującej zmiany oraz daty jej
dokonania. Mogą zatem zaistnieć sytuacje, w których nie będzie możliwe ustalenie, czy wprowadzone zapisy nie były
uprzednio modyfikowane oraz zidentyfikowanie osoby odpowiedzialnej za dany zapis.
Ponadto zauważyć należy, że
zgodnie z § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia, kopię dokumentacji w formie elektronicznej podmiot przechowuje na
informatycznym nośniku danych w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed ich zniekształceniem lub
utratą, lub też w formie wydruku, sporządzonego za okresy jednodniowe. W przedstawionym we wniosku schemacie
prowadzenia dokumentacji, Wnioskodawca przechowuje ?ewidencję jedynie w programie Excel oraz wydruków za okresy
miesięczne a zatem nie jest spełniony warunek, o którym mowa w tym przepisie.
W związku z powyższym, nie można
zgodzić się z Wnioskodawcą, że prowadzona przez niego ewidencja wyrobów węglowych w postaci zapisów w programie
Excel oraz wydruków za okresy miesięczne spełnia wymagania dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej.
Jednocześnie
zaznaczyć należy, że forma papierowa prowadzenia tej ewidencji również musi spełniać wymagania określone w ustawie o
podatku akcyzowym oraz w powołanym wyżej rozporządzeniu, w tym § 8 ust. 1-3 tego rozporządzenia. Aby dokumentacja w
formie papierowej została uznana za prowadzoną w sposób zgodny z przepisami, przed rozpoczęciem jej wypełniania
karty powinny zostać przeszyte, a strony ponumerowane i opatrzone pieczęcią podmiotu prowadzącego dokumentację.
Właściwy naczelnik urzędu celno-skarbowego opatruje przeszycie plombą, przy użyciu plombownicy stosowanej do
plombowania dokumentacji prowadzonych przez organ Krajowej Administracji Skarbowej, a na ostatniej stronie
dokumentacji wpisuje liczbę jej stron i składa podpis. Wpisy do dokumentacji musza być dokonywane w sposób trwały i
wyraźny, zmiany i poprawki zaś być dokonywane w taki sposób, aby przekreślony pierwotny tekst pozostał czytelny.
Dodatkowo, każda zmiana lub poprawka powinna zostać potwierdzona podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki z
podaniem daty wprowadzenia, oraz w razie potrzeby opisana w rubryce „uwagi”.
W odniesieniu natomiast do
zestawienia kwartalnego dokumentów dostawy, o którym mowa w art. 138r ustawy o podatku akcyzowym, Wnioskodawca jak
wynika z wniosku również sporządza je w programie Excel, a następnie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym
kwartale drukuje i wysyła je do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Jak wynika z art. 138r ust. 4 ustawy, zestawienie kwartalne może być sporządzane oraz
przekazywane naczelnikowi urzędu skarbowego w formie elektronicznej, w sposób uzgodniony z tym naczelnikiem.
Zatem określenie sposobu sporządzania zestawienia kwartalnego dokumentów dostawy w
formie elektronicznej, w tym także sposobu jego przekazywania, zależne jest od ustaleń właściwego dla Wnioskodawcy
naczelnika urzędu skarbowego.
Kacper Wolak
Młodszy konsultant
podatkowy
Kacper.wolak@isp-modzelewski.pl
Telefon:
22 517 30 77
