4. Prowadzenie elektronicznej ewidencji wyrobów akcyzowych.
Stosownie do art. 138p ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (dalej określanej jako: „ustawa”) w brzmieniu obowiązującym do końca 2022r., ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, prowadzi się w formie papierowej lub elektronicznej. Odpowiednio od dnia 1 stycznia 2023r. w wyniku nowelizacji powołanej ustawy oraz na podstawie § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2021 r. zmieniającego obecnie obowiązujące rozporządzenie z dnia 11 czerwca 2021r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy – jedyną dopuszczalną formą ewidencji stanie się forma elektroniczna. Jednocześnie ewidencje, o których mowa w art. 138a-138c i art. 138e-138l, mogą zostać zastąpione dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów prawa podatkowego innych niż przepisy o akcyzie pod warunkiem, że dokumentacja ta zawiera wszystkie dane wymagane dla danej ewidencji. Pomocy w ocenie czy dana dokumentacja istotnie odpowiada wymogom dostarcza m.in. stanowisko organów podatkowych.
Na mocy art. 138a-138o ustawy wymagana od określonych podmiotów ewidencja wyrobów akcyzowych powinna być prowadzona w sposób ciągły i umożliwiający identyfikację poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych.
Poza przepisami art. 138a-138o ustawy, do oceny czy dana dokumentacja istotnie odpowiada wymogom należy wziąć pod uwagę przepisy wydanego na podstawie delegacji z art. 138s ustawy rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (dalej określanego jako „rozporządzenie”).
Zgodnie z § 2 tegoż rozporządzenia ewidencje powinny być prowadzone w sposób ciągły, odpowiednio dla prowadzonej działalności, a także poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych. Dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy, zaś wpisów do ewidencji dokonywać należy co do zasady niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.
W § 7 rozporządzenia przewidziano, że do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy, przy czym dokumentacja w formie elektronicznej powinna być prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:
- umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
- pozwalała na drukowanie wpisów, zestawień danych i raportów z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące w porządku chronologicznym;
- uniemożliwiała usuwanie wpisów.
Dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej winna zatem spełniać łącznie wszystkie powyższe kryteria. Podmiot prowadzący dokumentację w tej formie ma ponadto obowiązek przechowywania kopii dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.
Mając na uwadze wskazane wymogi, Organy podatkowe często sceptycznie odnoszą się do prowadzenia dokumentacji dotyczącej wyrobów akcyzowych w formie elektronicznej np. przy pomocy programu Excel. Niemniej w jednej z ostatnich interpretacji indywidualnych potwierdzona została prawidłowość stanowiska wnioskodawcy odnośnie realizacji wymogów stawianych ewidencjom w formie elektronicznej.
Mianowicie, w interpretacji indywidualnej o sygn. 0111-KDIB3-3.4013.104.2022.1.MK z dnia 6 czerwca 2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że określone na wstępie wymogi wynikające z ustawy i przepisów rozporządzenia spełnia w szczególności baza danych (ewidencja), prowadzona z wykorzystaniem rozwiązania opartego o odpowiednio skonfigurowane i połączone ze sobą pliki w formacie umożliwiającym rozbudowanie standardowych arkuszy kalkulacyjnych o programowanie oraz makropolecenia, tj. umożliwiająca implementację algorytmów; zainstalowana w określonej lokalizacji sieciowej i stanowiąca bazę danych, w której ewidencjonowane będą wymagane przez ustawę i akty wykonawcze do niej dane; przy czym wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone zdefiniowanym przez zewnętrzny podmiot lub określonym losowo hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane wprowadzone już w tę bazę danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwale usunięcie.
Organ zgodził się, że jeżeli Spółka określi użytkowników ewidencji elektronicznej, których identyfikacja następować będzie poprzez ich login do systemu operacyjnego komputerów osobistych każdego z użytkowników, a próba komunikacji z bazą danych przez użytkownika niewskazanego uprzednio przez administratora zakończy się niepowodzeniem, co zabezpieczy ewidencję akcyzową przed dostępem (dodawaniem wpisów, podglądem istniejących wpisów) przez osoby nieupoważnione, zaś prawidłowo określony użytkownik będzie mógł – poprzez Interfejs użytkownika – komunikować się z bazą, dokonując czynności, takich jak:
- dodawanie wpisów do bazy danych w zakresie wymaganym przez ustawę i akty wykonawcze do niej, w szczególności rozporządzenie;
- korygowanie wpisów już dokonanych – niemożliwym będzie trwale usunięcie wpisów w ewidencji, natomiast możliwa będzie korekta wpisów już istniejących, w odniesieniu do których przed dokonaniem korekty wskazana będzie data dokonania korekty, jej przyczyna oraz osoba użytkownika, który jej dokonał;
- wgląd w treść dokonywanych wpisów poprzez wygenerowanie raportu (podglądu ewidencji) według zdefiniowanych kryteriów (np. kodu CN, daty), wygenerowanie raportu w formacie .pdf oraz jego wydrukowanie;
nadto zaś charakteryzowane rozwiązanie będzie pozwalało na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane okresy (dni, miesiące, lata), w porządku chronologicznym oraz umożliwiało identyfikację podmiotu zobowiązanego do prowadzenia ewidencji akcyzowej oraz miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy – wówczas w ocenie Organu prowadzona w powyższy sposób ewidencja spełni wymogi wskazane w § 7 ust. 1-3 rozporządzenia.
dr Joanna Kiszka
Konsultant podatkowy
joanna.kiszka@isp-modzelewski.pl
tel. (32) 259 71 50
