Czy znany co do rodzaju i wysokości wydatek, na który nie otrzymano jeszcze faktury może stanowić pośredni koszt podatkowy na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych?

Koszty ujęte w księgach rachunkowych na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych (jako dostawy niefakturowane) mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

W powołanej ustawie nie określono, w jaki sposób należy dokumentować wydatki na potrzeby ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodów. W art. 9 ust. 1 ww. ustawy zapisano jedynie, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. W praktyce przyjmuje się, że jeśli dany dokument spełnia wymogi do uznania go za dowód księgowy dla celów bilansowych, to może być on uznany również za dokument stanowiący podstawę ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.

Podstawą ujęcia wydatku w kosztach podatkowych może być inny dokument niż faktura, gdy w momencie zamykania ksiąg rachunkowych wysokość kosztów jest podatnikowi znana na podstawie umowy lub innych dokumentów albo gdy wysokość kosztów jest szacunkiem dokonanym na wiarygodnie ustalonych podstawach. W takim przypadku koszty ujęte w księgach rachunkowych na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych (jako dostawy niefakturowane) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – zarówno w przypadku kosztów bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z przychodami. Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 25 stycznia 2021 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.881.2020.3.AP (wydanej na gruncie PIT).

Zdaniem organu podatkowego: „(…) W świetle przepisów bilansowych kategoria dostaw niefakturowanych nie stanowi ani rezerw, ani rozliczeń międzyokresowych kosztów, dlatego też Wnioskodawca zamierza uznać je jako stanowiące koszty uzyskania przychodów (…). Brak faktury, czy rachunku w momencie zamykania ksiąg rachunkowych nie dyskwalifikuje takich kosztów jako podatkowych, gdyż zgodnie z ustawą o rachunkowości będą one ujmowane w księgach rachunkowych w wiarygodnie określonej kwocie na podstawie wewnętrznego dowodu księgowego – polecenia księgowania. Polecenie księgowania w tym przypadku jest „innym dowodem księgowym” wymienionym w art. 22 ust. 5d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszt taki jest jednocześnie kosztem uzyskania przychodu w okresie sprawozdawczym, w którym ujęto go w księgach. W przypadku, gdyby pomiędzy ujętym kosztem na podstawie wewnętrznego dokumentu zastępczego, a wartością z faktury otrzymanej od kontrahenta wystąpiła różnica, Wnioskodawca zamierza ująć ją w okresie sprawozdawczym, w którym rozliczył w księgach fakturę, jako zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów.

(…) stwierdzić należy, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu bezpośrednio związanego z przychodem, Wnioskodawca będzie mógł uznawać dzień, w którym koszt ten zostanie ujęty w księgach rachunkowych (zaksięgowany) na podstawie innego niż faktura dowodu, tj. polecenia księgowania, zgodnie z art. 22 ust. 5d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…)”