Koszty ujęte w księgach rachunkowych na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych (jako dostawy niefakturowane) mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

W powołanej ustawie nie określono, w jaki sposób należy dokumentować wydatki na potrzeby ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodów. W art. 9 ust. 1 ww. ustawy zapisano jedynie, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. W praktyce przyjmuje się, że jeśli dany dokument spełnia wymogi do uznania go za dowód księgowy dla celów bilansowych, to może być on uznany również za dokument stanowiący podstawę ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.

Podstawą ujęcia wydatku w kosztach podatkowych może być inny dokument niż faktura, gdy w momencie zamykania ksiąg rachunkowych wysokość kosztów jest podatnikowi znana na podstawie umowy lub innych dokumentów albo gdy wysokość kosztów jest szacunkiem dokonanym na wiarygodnie ustalonych podstawach. W takim przypadku koszty ujęte w księgach rachunkowych na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych (jako dostawy niefakturowane) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – zarówno w przypadku kosztów bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z przychodami. Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 25 stycznia 2021 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.881.2020.3.AP (wydanej na gruncie PIT).

Zdaniem organu podatkowego: „(…) W świetle przepisów bilansowych kategoria dostaw niefakturowanych nie stanowi ani rezerw, ani rozliczeń międzyokresowych kosztów, dlatego też Wnioskodawca zamierza uznać je jako stanowiące koszty uzyskania przychodów (…). Brak faktury, czy rachunku w momencie zamykania ksiąg rachunkowych nie dyskwalifikuje takich kosztów jako podatkowych, gdyż zgodnie z ustawą o rachunkowości będą one ujmowane w księgach rachunkowych w wiarygodnie określonej kwocie na podstawie wewnętrznego dowodu księgowego – polecenia księgowania. Polecenie księgowania w tym przypadku jest „innym dowodem księgowym” wymienionym w art. 22 ust. 5d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszt taki jest jednocześnie kosztem uzyskania przychodu w okresie sprawozdawczym, w którym ujęto go w księgach. W przypadku, gdyby pomiędzy ujętym kosztem na podstawie wewnętrznego dokumentu zastępczego, a wartością z faktury otrzymanej od kontrahenta wystąpiła różnica, Wnioskodawca zamierza ująć ją w okresie sprawozdawczym, w którym rozliczył w księgach fakturę, jako zmniejszenie lub zwiększenie kosztów uzyskania przychodów.

(…) stwierdzić należy, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu bezpośrednio związanego z przychodem, Wnioskodawca będzie mógł uznawać dzień, w którym koszt ten zostanie ujęty w księgach rachunkowych (zaksięgowany) na podstawie innego niż faktura dowodu, tj. polecenia księgowania, zgodnie z art. 22 ust. 5d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…)”

Andrzej Łukiańczuk
Doradca podatkowy nr 10266
tel. (22) 517 30 66
andrzej.lukianczuk@isp-modzelewski.pl
Opodatkowanie podatkiem od nieruchomości budynków i lokali mieszkalnych przeznaczonych do najmu w ramach prowadzenia przez podatnika działalności gospodarczej – ważna Uchwała 7 sędziów NSA
1.     Słowem wstępu. Z dniem 21 października 2024 r. Naczelny Sąd Administracyjny na wniosek Prokuratora Generalnego z dnia 24 maja…
Podmioty obowiązane do ustanowienia oraz wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń
W dniu 25 września 2024 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U.…
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o Ochronie Sygnalistów
Sygnalizowanie nieprawidłowości, będące aktem ujawnienia informacji o naruszeniach prawa, odgrywa kluczową rolę w przeciwdziałaniu korupcji, nadużyciom i innym nieetycznym praktykom…
Projektowane zmiany wprowadzający nowe pojęcie budynku w podatku od nieruchomości
Dnia 3 września 2024 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowany został projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku rolnym,…
Projektowane zmiany wprowadzający nowe pojęcie budowli w podatku od nieruchomości
Dnia 3 września 2024 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji opublikowany został projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku rolnym,…
Aport za akcje, a podstawa opodatkowania VAT
W dniu 8 marca 2024 r. TSUE w wyroku w sprawie C-241/23 stwierdził, iż art. 73 dyrektywy VAT należy interpretować w ten…
Nadpłata VAT przy sprzedaży konsumenckiej
W dniu 21 marca 2024 r. TSUE wydał wyrok w sprawie C-606/22 (Dyrektor Izby Administracji Skarbowej przeciwko B. Sp. z…
Odpowiedzialność pracowników za wystawione faktury
Czy w sytuacji gdy pracownik podatnika podatku od wartości dodanej (VAT) wystawił fałszywą fakturę wykazującą VAT, posługując się tożsamością pracodawcy…