Podmioty obowiązane do ustanowienia oraz wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń

W dniu 25 września 2024 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928), która nakłada obowiązek ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa na szeroki krąg podmiotów. Zasadniczo, obowiązek ten dotyczy:

• Podmiotów prawnych, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Wskazać należy, iż do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Podmioty powinny badać przekroczenie powyższego progu dwukrotnie w ciągu roku kalendarzowego, tj. na dzień 1 stycznia o na dzień 1 lipca. Przekroczenie progu 50 osób zatrudnionych w trakcie roku kalendarzowego oznacza obowiązek stosowania przepisów ustawy o ochronie sygnalistów po 1 lipca, przy czym w przepisach nie wskazano okresu w jakim pracodawca, powinien wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
• Podmiotów prawnych niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, które wykonują działalność w określonych obszarach, tj.:
• usługi, produkty i rynki finansowe,
• zapobieganie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwo transportu,
• ochrona środowiska.
• Jednostek samorządu terytorialnego, bez względu na liczbę osób wykonujących pracę zarobkową. Jednakże podkreślić należy, iż obowiązek ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa nie dotyczy jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.

Pracodawca wprowadzając procedurę zgłoszeń wewnętrznych ma ją obowiązek skonsultować z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Po przyjęciu procedura musi zostać podana do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w danym podmiocie. Procedura wejdzie w życie po upływie 7 dni od dnia jej ogłoszenia w ww. sposób.

Wewnętrzne procedury zgłaszania powinny być zgodne z wymogami określonymi w Ustawie o ochronie sygnalistów, zapewniając m.in.:

• Możliwość zgłoszenia ustnego lub pisemnego. Sygnalista powinien mieć możliwość wyboru formy zgłoszenia, która jest dla niego najwygodniejsza i najbezpieczniejsza.
• Poufność danych sygnalisty. Dane osobowe sygnalisty powinny być chronione i ujawniane tylko w niezbędnym zakresie, w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych.
• Wyznaczenie osoby lub organu odpowiedzialnego za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. Powinna to być osoba lub organ cieszący się zaufaniem pracowników i posiadający odpowiednie kompetencje do zajmowania się zgłoszeniami.
• Informowanie sygnalisty o podjętych działaniach w związku ze zgłoszeniem, w szczególności potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
• Ochronę sygnalisty przed działaniami odwetowymi.

Wdrożenie skutecznych procedur zgłaszania naruszeń jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także jest kluczowe dla zapewnienia ochrony sygnalistom i promowania kultury organizacyjnej opartej na transparentności i odpowiedzialności. Podmioty objęte tym obowiązkiem powinny zatem dołożyć wszelkich starań, aby procedury te były jasne, dostępne i skuteczne.