Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Ponadto, w myśl art. 15d ust. 1 ww. ustawy, podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Z powyższych przepisów wynika więc, że o ile dany wydatek nie znalazł się w katalogu wydatków, których na mocy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. nie uznaje się za koszty uzyskania przychodu, oraz nie doszło do naruszenia zasad dokonywania płatności, można go zakwalifikować jako koszt uzyskania przychodu. Warunkiem jest jedynie wykazanie, że dany wydatek ma wpływ na wielkość osiąganego przychodu lub może mieć taki wpływ, czyli jest uzasadniony z perspektywy działalności podatnika. Przy czym nie ma tu znaczenia, czy planowany wyjazd ma na celu integrację, czy szkolenie pracowników. W związku z tym ważne jest, aby z programu wyjazdu wynikało, że celem wyjazdu jest przede wszystkim integracja zarówno pracowników między sobą, jak i pracowników z pracodawcą, co przełoży się z całą pewnością na poprawę atmosfery w pracy, zbudowanie postawy lojalności wobec pracodawcy, a w konsekwencji zwiększenie efektywności pracy i wzrost przychodów generowanych przez podatnika. Niewątpliwie wydatki poniesione na wspomniany wyjazd mają więc związek z prowadzoną przez podatnika działalnością. Przyczynią się także finalnie do zwiększenia jego przychodów. Zdaniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej tak nakreślony cel wyjazdu uzasadnia zakwalifikowanie poniesionych na jego organizację wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Trzeba jednak zastrzec, że zgodnie z poglądem wyrażonym przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 20 lipca 2010 r. celem wyjazdu integracyjnego nie może być wyłącznie konsumpcja czy wspólne przebywanie pracowników. Kiedy analizuje się możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację szkolenia czy integracji (w tym zakup alkoholu), trzeba mieć na uwadze art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., który stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych. Trzeba się zgodzić z argumentacją, że „reprezentacja” stanowi działanie skierowane do innych podmiotów niż pracownicy. Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek na pracownika musi zawsze stanowić koszt uzyskania przychodów, czyli np. wynikać z umowy wiążącej pracodawcę i pracownika. Wykluczenie tego rodzaju wydatków z zakresu normy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. oznacza tylko tyle, że taki wydatek podlega ocenie na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy.
Zaznaczyć należy, że koszty poniesione z tytułu wyjazdu szkoleniowego czy integracyjnego nie podlegają zasadniczo wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na mocy powołanego wyżej art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r., a w analizowanym przypadku płatność – zgodnie z umową zawartą między podatnikiem a organizatorem – zostanie dokonana za pośrednictwem rachunku bankowego. Powołane wyżej okoliczności, jak i cel wyjazdu w pełni uzasadniają zaliczenie wydatków poniesionych na jego organizację do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba jednak w tym miejscu podnieść trzy kwestie.
Po pierwsze, wedle organów podatkowych nie istnieje związek przyczynowo-skutkowy między wydatkami na zakup alkoholu a osiągnięciem przychodów ze źródła przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Stąd też wydatki ponoszone na zakup alkoholu, związane z organizacją imprez integracyjnych czy konferencji szkoleniowych, są kwestionowane jako koszty uzyskania przychodów. Uważa się bowiem, że nie są to wydatki niezbędne do organizacji takich przedsięwzięć. Ponadto dość powszechnie powoływano się na przepis art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, zgodnie z którym działania w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi wykonuje się przez odpowiednie kształtowanie polityki społecznej, w szczególności tworzenie warunków sprzyjających realizacji potrzeb, których zaspokajanie motywuje powstrzymywanie się od spożywania alkoholu.
Podobne stanowisko w powyższej kwestii zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu: Zdaniem Sądu wydatki na napoje alkoholowe, także te podawanie przy okazji różnego rodzaju szkoleń i konferencji, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Bez względu na taką ocenę pozostaje również ilość i rodzaj podawanego alkoholu. Wydatki na alkohol nie mają związku z celami określonymi w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. O ile zapewnienie pracownikom poczęstunku alkoholowego może uprzyjemnić pobyt pracowników i ułatwić nawiązywanie kontaktów, to jednak nie dostrzega Sąd w tym zakresie elementu motywacyjnego czy szkoleniowego, który może przyczynić się do zwiększenia przychodów spółki, czy ich zabezpieczenia.
Po drugie, należy zastrzec, że program wyjazdu integracyjnego czy szkoleniowego musi jednoznacznie wskazywać, iż szkolenie czy integrowanie pracowników jest zasadniczym celem takiego przedsięwzięcia. Muszą być zatem zachowane odpowiednie proporcje między zajęciami szkoleniowymi czy integracyjnymi a dodatkowymi atrakcjami dla uczestników wyjazdu. W przeciwnym razie istnieje spore ryzyko zakwestionowania wydatków związanych z wyjazdem z uwagi na brak ich związku z przychodami.
Po trzecie, w niektórych interpretacjach indywidualnych zarysowała się zmiana podejścia organów podatkowych w kwestii zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych tytułem uczestnictwa w imprezach integracyjnych współpracowników, tj. osób, z którymi zostały zawarte umowy zlecenia, czy osób będących kontrahentami. Organy uznają tego typu wydatki za koszty reprezentacji. W myśl zatem art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. nie mogą one stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wskazane byłoby zatem takie sporządzenie dokumentacji wyjazdu, która pozwoli określić część wydatków poniesionych w związku z uczestnictwem w wyjeździe współpracowników, by możliwe było jej wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów.
Maciej Sobiech
dyrektor Oddziału Wielkopolskiego
doradca podatkowy nr 09809
radca prawny nr wpisu 1845
