Jeżeli faktura wystawiona na pracownika rzeczywiście dotyczy działalności spółki / pracodawcy, a spółka będzie posiadać dodatkowe dowody poniesienia takiego kosztu (np. płatność za fakturę z rachunku bankowego), to wartość tej faktury będzie mogła stanowić koszt podatkowy.
Zgodnie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Oznacza to, że wszelkie poniesione wydatki z wyłączeniem art. 16 ust. 1 ustawy, pozostające w związku pośrednim lub bezpośrednim z przychodem stanowią koszty uzyskania przychodu. Wydatki ponoszone przez pracowników, w tym w czasie podróży służbowych są wydatkami ponoszonymi w związku z prowadzoną działalnością i mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jeżeli są udokumentowane w sposób opisany w stanie faktycznym i ujęte w księgach rachunkowych podatnika.
Zgodnie z ogólnie przyjętą zasadą kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, który spełnia łącznie następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy z o podatku dochodowym od osób prawnych.
Pewne „braki” formalne występujące w dokumentach księgowych zewnętrznych – w przypadku wystawienia faktury imiennej na pracownika z załączonym dowodem zwrotu poniesionych wydatków – nie przesądzają o nieponiesieniu czy niewystąpieniu wydatku i braku możliwości zakwalifikowania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
Faktura „imienna”, jako zewnętrzny dowód obcy otrzymany od kontrahenta, niespełniający wszystkich warunków określonych przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, może być zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia go w kosztach uzyskania przychodów.
Powyższe stanowisko było wielokrotnie potwierdzane w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy administracji podatkowej, w tym m.in. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 13 stycznia 2009 r. o sygn. IPPB3/423-1509/08-2/GJ oraz Dyrektora izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 20 maja 2009 r. o sygn. ITPB3/423-121/09/MT, Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 12 maja 2010 r. o sygn. IPPB3/423-222/10-2/GJ.
Podsumowując, jeżeli faktura wystawiona na pracownika, rzeczywiście dotyczy działalności spółki, a podmiot będzie posiadał dodatkowe dowody poniesienia takiego kosztu (np. płatność za fakturę z rachunku bankowego), to wartość tej faktury będzie mogła stanowić koszt podatkowy.
Andrzej Łukiańczuk
Doradca podatkowy nr 10266
andrzej.lukianczuk@isp-modzelewski.pl
tel. 22 517 30 60 wew. 129
