Faktura zaliczkowa i końcowa w KSeF

Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 przedstawiło szczegółowe zalecenia dotyczące sposobu wystawiania faktur ustrukturyzowanych, z uwzględnieniem faktur zaliczkowych oraz faktur końcowych. Doprecyzowano zasady dokumentowania transakcji, w których dochodzi do częściowych płatności przed realizacją dostawy towarów lub wykonaniem usług, a także wskazano, jak prawidłowo rozliczyć całość świadczenia po jego zakończeniu. Wytyczne mają na celu zapewnienie spójności ewidencji oraz zgodności z obowiązującymi przepisami w ramach KSeF.

Podstawa prawna

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności (z określonymi wyjątkami m.in. WDT). Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia tzw. faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał całość lub część tej zapłaty.

Z art. 19a ust. 8 ustawy wynika, że jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w tym przedpłatę, zaliczkę, obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy, jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty.

Obowiązek wystawienia faktury końcowej

Obowiązek wystawiania tzw. faktur końcowych istnieje w przypadkach, gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty. W przypadku otrzymania i udokumentowania otrzymanych wcześniej zaliczek obejmujących całą zapłatę co do zasady nie powinno się wystawiać faktury końcowej. Należy przy tym podkreślić, że obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zabraniają wystawiania faktur końcowych, które stanowią dodatkowy dowód potwierdzający czynność i fakt uregulowania należności w całości.

DKIS stoi na stanowisku, że w sytuacji, gdy wystawiona została faktura końcowa, a uprzednio do tej samej transakcji wystawiano fakturę zaliczkową obejmującą 100% należnego wynagrodzenia na poczet świadczonych usług, to w takiej fakturze końcowej powinien zostać „wyzerowany podatek” (m.in. interpretacja indywidualna z dnia 28 października 2020 r. 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM).

Stanowisko Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wskazuje, że: W przypadku, gdy podatnik otrzymał 100% zapłaty na poczet dostawy towarów lub świadczenia usługi oraz wystawił w związku z tym fakturę zaliczkową, podatnik ten nie ma obowiązku wystawienia po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi faktury rozliczającej (końcowej).

Jeżeli podatnik wystawi fakturę końcową w momencie wydania towaru lub wykonania usługi, gdy wcześniej do danej transakcji wystawił fakturę zaliczkową (100%), w takiej fakturze rozliczającej powinien zostać „wyzerowany podatek".

Dodatkowo, taka faktura powinna zawierać numer faktury wystawionej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi (numer faktury zaliczkowej).

Przekładając powyższe założenia na rozwiązania przewidziane w strukturze FA(3), wystawiając fakturę rozliczającą „zerową” podatnik:

w części Fa: o w polu RodzajFaktury zastosuje oznaczenie „ROZ”, o w polu P_15 (kwota należności ogółem wynikająca z faktury) wskaże „0”, o w części FakturaZaliczkowa ujmie numer faktury zaliczkowej oraz znacznik faktury zaliczkowej wystawionej poza KSeF lub numer KSeF faktury zaliczkowej (jeśli była wystawiona w KSeF),
w części FaWiersz wskaże pełne wartości dotyczące przedmiotu transakcji (w szczególności cenę jednostkową netto/brutto i wartość sprzedaży netto/brutto),
pominie element Zamowienie.