Rozpatrując udzielaną pracownikom pomoc finansowaną ze środków funduszu w celu ustalenia, że świadczenie ma związek z finansowaniem działalności socjalnej należy uwzględniać realizację założenia ustawodawcy zawartego w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.). Zgodnie z tą regulacją przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Jak wskazuje się w doktrynie, kryteria socjalne wymienione w przepisie art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. wymagają zindywidualizowanej oceny sytuacji osoby uprawnionej. ?Wyznaczniki tej oceny odwołują się do sfery życiowej, rodzinnej i materialnej, a zweryfikowanie tych realiów wymaga szczegółowych ustaleń. Stąd też każdego rodzaju uproszczenie poznawcze redukuje zastosowanie tego przepisu; w szczególności każdorazowa próba ograniczenia i tworzenia jedynie słusznego katalogu kryteriów oceny sytuacji osoby uprawnionej do świadczenia z oczywistych względów będzie zawsze niekompletna i pewnych okoliczności nie będzie uwzględniać.? (Musiała Anna, Komentarz do ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, LEX, opublikowano w WK 2016). Biorąc pod uwagę powszechność prowadzenia działalności socjalnej, a także koszty i zaangażowanie organizacyjne, które obciążają pracodawcę, zrozumiałe staje się, że indywidualizm wpisany w przepis art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. musi zostać zważony uniwersalnym modelem. Dlatego odwoływanie się do takich czynników, jak średni dochód w rodzinie, liczba posiadanych dzieci na utrzymaniu, jest miarodajne przy ocenie kryteriów socjalnych. Nie znaczy to bynajmniej, że pozostałe czynniki odnoszące się do osobniczych właściwości nie powinny być brane pod uwagę. Wydaje się, że prawidłowy schemat oceny powinien składać się z dwóch etapów: pierwszy polega na stereotypowym określeniu podstawowego parametru ? stanu rodziny osoby uprawnionej (z uwzględnieniem liczby dzieci pozostających na utrzymaniu) i średniego dochodu przypadającego na jednego jej członka; drugi koncentruje uwagę na indywidualnych właściwościach tworzących obraz sytuacji socjalnej osoby wymienionej w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. Wydaje się, że wskazany model pozwala na przybliżenie się do dyrektyw zawartych w art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. ?Ponadto należy uznać, że doniosłości kryteriów socjalnych trzeba poszukiwać w istocie poszczególnych świadczeń. To charakter usługi wyznacza, czy decydująca do jej przyznania okaże się sytuacja życiowa, rodzinna czy też materialna. Kryteria socjalne w procesie redystrybucji środków funduszu nie konkurują ze sobą. Więź występująca między nimi polega na wzajemnym uzupełnianiu się; oznacza to, że w niektórych przypadkach będą one miały kumulatywne zastosowanie, a w innych jedno z nich będzie odgrywać wiodącą rolę. Czynniki te nie pozostają wobec siebie w alternatywie, ale trudno też wskazać na zachodzącą między nimi koniunkcję. Wynika to bowiem z tego, że relacja ich dotycząca wyznaczana jest funkcjonalnie. Konkurencja kryteriów socjalnych zależy od rodzaju działalności socjalnej, a co za tym idzie, charakteru konkretnego świadczenia. Konstatacja ta współgra ze złożonym i niejednorodnym kształtem definicji działalności socjalnej. Zdiagnozowanie związków występujących między poszczególnymi kryteriami nie jest możliwe bez uwzględnienia ich funkcji, która z kolei wyznaczana jest i aktualizowana przez poszczególne przejawy aktywności socjalnej pracodawcy.? (Op. cit.).
Określone w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. kryteria socjalne mają charakter dość ogólnikowy i nie zawierają żadnych wskazówek dotyczących gromadzenia informacji o stanie majątkowym, sytuacji rodzinnej czy dochodach osobistych osób uprawnionych. Część danych na pewno będzie wynikać z dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracownika czy zgłoszeniach do ubezpieczenia społecznego; w pozostałym zakresie właściwym sposobem pozyskania informacji o sytuacji osób uprawnionych mogą być ich oświadczenia, składane w dowolnej formie, ale możliwe jest też określenie przez pracodawcę ich wzoru czy choćby tylko zakresu informacji, jakie powinny być w nim zawarte. W wyroku SN z dnia 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, stwierdzono, że pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika, zobowiązując go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy; wskazano, że w ustawie jest zawarta zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z funduszu według kryteriów o charakterze socjalnym, czyli uzależnionym co do zasady i wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Z tego zaś punktu widzenia nie może być obojętne, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń zostało uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu wymaga każdorazowego wyjaśnienia, ustalenia i oceny.
Skoro pracodawca prowadzi działalność socjalną, to na nim spoczywa obowiązek zebrania, a w razie potrzeby wykazania danych ilustrujących sytuację socjalną osób uprawnionych. Pracodawca ma swobodę w doborze instrumentów, przy pomocy których ustali sytuację socjalną (życiową, rodzinną, materialną) osób uprawnionych. Może tego dokonać m.in. przez zobowiązanie ubiegającego się o świadczenie pracownika do złożenia oświadczenia bądź wniosku, w którym znajdą się wszystkie niezbędne informacje dotyczące sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej. W szczególności może zobowiązać pracownika do podania wysokości średniego dochodu na jednego członka rodziny.
