Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty są zobowiązani do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych(ZFŚS). Problematyczne zagadnienia związane z utworzeniem funduszu to przede wszystkim ustalenie momentu na który należy dokonać oceny, czy pracodawca zatrudnia 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a także ustalenie momentu w którym należy dokonać pierwszych odpisów na ZFŚS.
Pracodawca zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty jest zobowiązany utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zgodnie art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Obowiązek tworzenia ZFŚS należy oceniać według stanu zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku, a nie według przeciętnego stanu zatrudnienia. Wynika z tego, że nie każde przekroczenie ustawowego limitu zatrudniania 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty rodzi po stronie pracodawcy obowiązek utworzenia ZFŚS. Taki obowiązek powstanie tylko wtedy, gdy limit ten będzie przekroczony na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego.
Nieco odmiennie, bo dwuwariantowo, kształtuje się sytuacja pracodawcy utworzonego w trakcie trwania roku kalendarzowego, który przekroczył limit zatrudniania 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Prawodawca przewidział dwa terminy dla utworzenia ZFŚS u takich pracodawców. Zgodnie z art. 6a ust. 1a ustawy z dnia 4 marca 1994 r., jeżeli pracodawca został utworzony w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, to w momencie przekraczania limitu przy powstaniu pracodawcy w trakcie któregoś z tych procesów, pracodawca jest zobowiązany utworzyć ZFŚS.
Natomiast w każdym pozostałym przypadku pracodawca, który rozpoczyna działalność w roku kalendarzowym i spełnia warunki, które kwalifikują go do utworzenia funduszu, na podstawie przepisów ustawy tworzy ZFŚS od dnia 1 stycznia kolejnego roku, na zasadach ogólnych. W przypadku odpisu na ZFŚS, zgodnie z art. 6a ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. pracodawca, rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, zobowiązany do utworzenia Funduszu, dokonuje odpisu na Fundusz od następnego roku kalendarzowego.
Pracodawca jest zobowiązany do przekazania na rachunek ZFŚS równowartości odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. w terminie do dnia 30 września danego roku kalendarzowego. Jednakże pracodawca musi przekazać w terminie do 31 na rachunek ZFŚS co najmniej 75% równowartości odpisu przypadającego na pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, pracowników młodocianych oraz pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub wykonujących pracę o szczególnym charakterze.
Zasady te nie dotyczą przypadku pozostałych wpłat, wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. , do których zalicza się między innymi wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej czy darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych. Prawodawca nie przewidział terminu wpłat dla tych środków, dlatego też pracodawca ma swobodę w wyborze terminu przekazania tych środków na rachunek ZFŚS.
Piotr Kosmala
radca prawny nr wpisu PZ-5733
tel: (+48) 61 848 33 48
