Płacenie składek na ubezpieczenie społeczne poza Polską

Uczelnia zatrudnia pracownika, nauczyciela akademickiego, obywatela Niemiec, który dostarczył druk A1 poświadczający, że właściwym ustawodawstwem jest ustawodawstwo niemieckie i nie podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Z wynagrodzenia tego pracownika nie są potrącane polskie składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Część dotycząca potrąceń obciążających pracownika jest doliczana do kwoty wynagrodzenia przelewanej pracownikowi, ale część obciążająca pracodawcę pozostaje na uczelni. Pracownik samodzielnie opłaca składki w swoim kraju, ale niemiecki urząd do spraw ubezpieczeń wymaga także zapłaty części składek obciążającej pracodawcę.

Jakie są obowiązki w zakresie zapłacenia składek ciążące na uczelni jako pracodawcy, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium właściwego państwa członkowskiego (niemającego miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie)?

Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego to regulacje prawne, które uzupełniają prawo wewnętrzne danego państwa, a w ten sposób chronią osoby wykonujące pracę za granicą przed utratą ochrony w zakresie zabezpieczenia społecznego. Regulacje te – poprzez zapewnienie harmonijnego współistnienia systemów zabezpieczenia społecznego poszczególnych państw – służą do ochrony interesów osób przemieszczających się w celu podejmowania zatrudnienia i posiadających okresy zatrudnienia przebyte na terytorium różnych państw.

Osoby, które mieszkają i wykonują pracę w jednym państwie, korzystają z ochrony w zakresie zabezpieczenia społecznego na podstawie wewnętrznych przepisów tego państwa. Przepisy te regulują ich prawa i obowiązki w odniesieniu do obciążeń (składek) oraz korzyści (świadczeń) w ramach systemu zabezpieczenia społecznego państwa, w którym mieszkają. Kiedy osoby te wyjeżdżają za granicę w celu wykonywania pracy zarobkowej lub zamieszkania, przepisy wewnętrzne nie wystarczają do zapewnienia im takiej ochrony. Gwarancję ochrony można wówczas uzyskać dopiero dzięki aktom prawa międzynarodowego w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

W ramach Unii Europejskiej (UE) koordynację systemów zabezpieczenia społecznego zapewniają przepisy w randze rozporządzeń Rady i Parlamentu, a w stosunkach z innymi państwami – ratyfikowane umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym. Dlatego też można wyróżnić koordynację systemów zabezpieczenia społecznego:

1. wielostronną (wspólnotową/unijną) oraz
2. dwustronną (umowną).

Przepisy o koordynacji nie powstały po to, aby zastąpić różne krajowe systemy zabezpieczenia społecznego jednym wspólnym systemem europejskim. Każde państwo członkowskie zachowało prawo do decydowania o tym, kto jest objęty jego systemem, jakie składki trzeba do tego systemu wpłacić, jakie świadczenia będą z niego przyznawane i na jakich warunkach. Przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego zawierają reguły, dzięki którym osoby podejmujące pracę równocześnie lub kolejno w kilku państwach członkowskich unikają negatywnych następstw podlegania systemom zabezpieczenia społecznego różnych państw. Zapewniają równe traktowanie każdego obywatela UE i dają prawo do opieki lekarskiej, świadczeń chorobowych, rodzinnych, emerytur czy rent bądź zasiłków dla bezrobotnych. Wskazują, któremu państwu podlega osoba pracująca lub prowadząca działalność za granicą. Gwarantują, że świadczenia nabyte w jednym państwie, np. emerytura, będą wypłacane, także jeśli osoba uprawniona przeniesie się do innego państwa.

Przepisy o koordynacji mają wartość nadrzędną nad przepisami krajowymi państw członkowskich UE. Dotyczą one tylko osób, które przemieszczają się w obrębie UE.

Przepisy dotyczące koordynacji zawarte są w dwóch podstawowych aktach prawnych:

1. rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego¹;
2. rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącym wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego².

Przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego mają pierwszeństwo przed wewnętrznymi przepisami państw członkowskich UE. Oznacza to, że w przypadku kolizji przepisów krajowych z przepisami unijnymi zastosowanie mają zawsze te ostatnie. Przepisy o koordynacji zostały zawarte w rozporządzeniach. Obowiązują zatem w całości i są stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach nimi objętych. Państwa te nie mogą stosować tych przepisów wybiórczo.

Zasady ustalania ustawodawstwa właściwego w przypadku wykonywania pracy najemnej w kilku państwach UE zostały zmienione w czerwcu 2012 r. Zmiany te wprowadzono rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 465/2012 z dnia 22 maja 2012 r. zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004³.

Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami osobą normalnie wykonującą pracę w kilku państwach członkowskich jest osoba, która „równocześnie lub na zmianę wykonuje jedną lub kilka odrębnych prac w dwóch lub więcej państwach członkowskich w tym samym lub kilku przedsiębiorstwach lub dla jednego lub kilku pracodawców”. Dla celów ustalania ustawodawstwa właściwego nie jest brana pod uwagę tzw. praca o charakterze marginalnym, tj. o niewielkim znaczeniu pod względem czasu oraz zysku ekonomicznego.

Pracownik pracujący w dwóch lub kilku państwach podlega ustawodawstwu państwa, w którym mieszka, jeżeli wykonuje znaczną część swojej pracy na terytorium tego państwa.

Znaczna część pracy to istotna pod względem ilościowym część pracy zainteresowanej osoby, co jednak nie oznacza, że największa. Zakład Ubezpieczeń Społecznych bierze w tym względzie pod uwagę czas pracy i/lub wynagrodzenie oraz inne kryteria, o ile te dwa podstawowe nie dają jednoznacznego wyniku.

Jeżeli w wyniku analiz się okaże, że dana osoba przez co najmniej 25% ogólnego czasu pracy pracuje w państwie zamieszkania i/lub że otrzymuje tu co najmniej 25% swojego wynagrodzenia – będzie to wskazywało, że w państwie zamieszkania jest wykonywana znaczna część pracy.

W przypadkach, gdy pracownik nie wykonuje znacznej części pracy w państwie swego zamieszkania, wówczas powinien zostać zgłoszony do systemu ubezpieczeń w:

1. państwie, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności jego pracodawcy, jeżeli jest zatrudniony tylko przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę, lub
2. państwie, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności jego pracodawców, jeżeli jest zatrudniony przez co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się tylko w jednym państwie członkowskim, lub
3. państwie, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności pracodawcy, innym niż państwo członkowskie zamieszkania pracownika, jeżeli jest zatrudniony przez co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w dwóch państwach członkowskich, z których jedno jest państwem członkowskim zamieszkania pracownika, lub
4. państwie, w którym pracownik ma miejsce zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez dwóch lub więcej pracodawców i co najmniej dwóch z tych pracodawców ma siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich innych niż państwo miejsca zamieszkania pracownika.

W przedstawionym stanie faktycznym mamy ustalone ustawodawstwo właściwe. Uczelnia wskazała, że zatrudnia nauczyciela akademickiego, obywatela Niemiec, który dostarczył druk A1 poświadczający, że właściwym ustawodawstwem jest ustawodawstwo niemieckie i nie podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Z wynagrodzenia tego pracownika nie są potrącane polskie składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Część dotycząca potrąceń obciążających pracownika jest doliczana do kwoty wynagrodzenia przelewanej pracownikowi, ale część obciążająca pracodawcę pozostaje na uczelni. Pracownik samodzielnie opłaca składki w swoim kraju, ale niemiecki rząd ubezpieczeń wymaga także zapłaty części składek obciążającej pracodawcę.

Obowiązki pracodawcy w takim przypadku określa art. 21 rozporządzenia nr 987/2009, który stanowi, że:

1. pracodawca, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium właściwego państwa członkowskiego, jest zobowiązany do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników, w szczególności obowiązku zapłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby jego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdowały się we właściwym państwie członkowskim;
2. pracodawca niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na pracodawcy obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jego imieniu przez pracownika, bez uszczerbku dla podstawowych obowiązków pracodawcy. Pracodawca powiadamia instytucję właściwą tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach.

Powyższa regulacja określa zaistniałe w przedstawionym stanie faktycznym obowiązki uczelni (odnośnie do pracownika uczelni, obywatela niemieckiego, który dostarczył uczelni druk A1 poświadczający, że właściwym ustawodawstwem jest ustawodawstwo niemieckie i nie podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce), która jako pracodawca jest zobowiązana do wypełniania wszystkich obowiązków wynikających z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jej pracownika (w opisanym przypadku będzie to ustawodawstwo niemieckie).

W tego rodzaju sytuacjach uczelnia jako pracodawca, którego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdują się poza terytorium właściwego państwa członkowskiego (niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie), ma do wyboru jeden z dwóch wariantów wypełniania swoich obowiązków:

1. wypełnia wszystkie obowiązki wynikające z ustawodawstwa mającego zastosowanie do jego pracowników, w szczególności obowiązek zapłacenia składek przewidzianych w tym ustawodawstwie, tak jakby jego siedziba lub miejsce prowadzenia działalności znajdowały się we właściwym państwie członkowskim – do tego celu uczelnia może wykorzystać biuro księgowe z państwa, którego ustawodawstwo jest właściwe (tu – z Niemiec), i wypełniać swoje obowiązki przy pomocy tego biura albo
2. może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na uczelni jako pracodawcy obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jej imieniu przez pracownika, bez uszczerbku dla podstawowych obowiązków pracodawcy; w takim przypadku uczelnia podpisuje z pracownikiem porozumienie (które może być elementem zawartej umowy) o przejęciu przez pracownika ciążących na uczelni jako pracodawcy obowiązków w zakresie zapłacenia składek, przy czym pracodawca powiadamia instytucję właściwą tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach.

W drugim wariancie na mocy tego porozumienia pracownik przejmie od pracodawcy ciążące na nim, jako pracodawcy, obowiązki płatnika składek z tytułu zatrudnienia tego pracownika. W konsekwencji pracodawca (uczelnia) wypłaca pracownikowi, niezależnie od jego wynagrodzenia za pracę, również środki na pokrycie składek obciążających pracodawcę.

Przypisy

¹     Dz. Urz. UE L 166 z 30.04.2004, s. 1, ze zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 5, t. 5, s. 72, dalej: rozporządzenie nr 883/2004.

²     Dz. Urz. UE L 284 z 30.10.2009, s. 1, ze zm., dalej: rozporządzenie nr 987/2009.

³     Dz. Urz. UE L 149 z 8.06.2012, s. 4.