Podróże menedżera w kontekście podatku dochodowego od osób fizycznych

W dniu 9 września 2025 r. Dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.530.2025.3.PR dotycząca podatku dochodowego od osób fizycznych.

Zgodnie z opisem stanu faktycznego Spółka (Wnioskodawca) prowadzi działalność produkcyjną. Spółka ma siedzibę w Polsce i podlega tu nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w CIT, jest również czynnym podatnikiem VAT.

Spółka zawarła z osobą fizyczną kontrakt menedżerski na podstawie którego powierzyła jej zarządzanie przedsiębiorstwem i zakładem produkcyjnym. Menedżer jest polskim rezydentem podatkowym. Z uwagi na treść art. 22 ust. 9 pkt 5 ustawy o PIT, nie ma możliwości rozpoznania kosztów uzyskania przychodów innych niż ryczałtowe (250 zł miesięcznie). Miejsce zamieszkania Menedżera znajduje się poza miejscowością, w której mieści się siedziba Spółki.

Menedżer pełni funkcję dyrektora zarządzającego i wykonuje obowiązki w zakresie m.in. realizacji strategii Spółki, podejmowania decyzji dotyczących rozwoju organizacji, nadzoru nad działalnością zakładu, wdrażania planu sprzedaży oraz budowania relacji z kontrahentami i pracownikami. Usługi świadczone są osobiście – bez możliwości powierzenia ich osobom trzecim – w miejscu i czasie wybranym przez Menedżera, z zastrzeżeniem, że część czynności musi być realizowana w siedzibie Spółki.

Spółka finansuje koszty podróży służbowych Menedżera, w tym wydatki na transport i zakwaterowanie. W praktyce odbywa się to poprzez: korzystanie z samochodu służbowego (leasingowanego przez Spółkę), przy czym wydatki na paliwo, autostrady czy parkingi rozliczane są kartą paliwową, zakup przez Spółkę biletów na inne środki transportu (np. pociąg, samolot), pokrywanie kosztów noclegów bezpośrednio przez Spółkę (faktury wystawiane są na Spółkę, a płatności realizowane przez nią). Menedżer nie otrzymuje diet ani zwrotu kosztów w gotówce – wydatki pokrywane są bezpośrednio przez Spółkę.

Kontrakt został zawarty w celu zwiększenia wolumenu i efektywności produkcji oraz poprawy jakości produktów. Zdaniem Wnioskodawcy, wydatki na podróże i zakwaterowanie pozostają w bezpośrednim związku z osiąganiem przychodów Spółki.

W związku z powyższym Spółka zwróciła się z pytaniami:

1. Czy do świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży odbywanych przez Menedżera w związku ze świadczonymi przez niego na rzecz Spółki usługami lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę ma zastosowanie zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej jako: PIT) określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, wobec czego Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na ten podatek?
2. Czy do świadczenia w postaci zwrotu kosztów przejazdu do i noclegu w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę ma zastosowanie zwolnienie z PIT określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, wobec czego Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na ten podatek?

Zdaniem Wnioskodawcy w przypadku pytania pierwszego, opisane w stanie faktycznym świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży związanych z realizacją usług określonych w Kontrakcie lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę są wolne od PIT do wysokości określonej w odrębnych przepisach, w związku z czym Spółka nie jest zobowiązana do pobrania z tego tytułu zaliczek na ten podatek.

W ocenie Spółki, w zakresie pytania drugiego, świadczenia w postaci zwrotu kosztów dojazdu i noclegu w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę są wolne od PIT do wysokości określonej w odrębnych przepisach, w związku z czym Spółka nie jest zobowiązana do pobrania z tego tytułu zaliczek na ten podatek.

Dyrektor KIS uznał stanowisko Spółki za prawidłowe. W uzasadnieniu interpretacji Dyrektor KIS stwierdził, że „(…) świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży odbywanych przez menedżera w związku ze świadczonymi przez niego na rzecz Spółki usługami lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, a także świadczenia w postaci zwrotu kosztów przejazdu do i noclegu w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W konsekwencji, jeżeli finansowane przez Spółkę kwoty nie przekraczają limitów określonych ww. rozporządzeniem, nie są Państwo zobowiązani – jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy”.

Wróć do spisu treści serwisu