Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej o sygn. 0115-KDIT2. 4011.237.2020.1.HD wyjaśnił kwestie opodatkowania posiłków profilaktycznych w przypadku, gdy przyrządzane są z dostarczonych przez pracodawcę posiłków, ale też gdy realizowane są w formie bonów żywieniowych. Zasadniczo wartość produktów, z których przyrządzane są posiłki profilaktyczne, jest wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jednak, gdy pracodawca realizuje je w formie bonów żywnościowych, a tym samym nie kontroluje, jakie produkty i napoje są za nie kupowane, to musi doliczyć wartość bonów do przychodu ze stosunku pracy i potrącić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.
W niniejszej sprawie Wnioskodawca ? Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe zobowiązany jest do zapewnienia zatrudnionym pracownikom odpowiednich posiłków profilaktycznych, zgodnie z przepisami regulującymi bezpieczeństwo i higienę pracy. Z uwagi na organizację pracy pracodawca umożliwia samodzielne przyrządzanie posiłków przez pracownika z otrzymanych od niego produktów gotowych, o zróżnicowanym asortymencie i wymaganej przez rozporządzenie wartości kalorycznej i energetycznej. W praktyce Wnioskodawca wydaje uprawnionym posiłki w formie dań gotowych (puszki lub słoiki) do podgrzania przez pracowników we własnym zakresie.
Wnioskodawca rozważa wprowadzenie zmiany w dotychczasowych zasadach wywiązywania się z obowiązków zapewnienia uprawnionym pracownikom posiłków profilaktycznych. Wnioskodawca zamierza zakupić bony/karty, które będą uprawniały pracowników do zakupu wszystkich towarów mieszczących się w kategorii artykułów spożywczych z wyłączeniem napojów alkoholowych i wyrobów tytoniowych, o różnej kaloryczności, z których pracownik samodzielnie skomponuje posiłek profilaktyczny.
Pracownicy otrzymywaliby bony/karty, na podstawie których nabywaliby produkty spożywcze w sieci punktów je akceptujących, bez możliwości wymiany na gotówkę. Na kuponach/kartach lub w regulaminie ich wydawania byłaby umieszczona wyraźna i jednoznaczna informacja jakie produkty są wyłączone z programu (napoje alkoholowe i wyroby tytoniowe). Bony żywieniowe realizowane byłyby w wielu punktach sprzedaży, sklepach spożywczych, marketach, punktach gastronomicznych, itp. Pracownicy mogliby dokonywać wyboru produktów samodzielnie, zgodnie z indywidualnymi potrzebami i preferencjami. Z nabytych w tym systemie artykułów żywnościowych, pracownicy przygotowywaliby posiłki we własnym zakresie.
Zgodnie z zapewnieniami Wnioskodawcy pracownicy nie będą przedstawiać pracodawcy dowodów zakupu, jak również pracodawca nie będzie weryfikował kaloryczności artykułów, z których pracownicy będą przygotowywać posiłek profilaktyczny.
W związku z powyższym Wnioskodawca zwrócił się z pytaniem do dyrektora KIS dotyczącym tego, czy w opisanym stanie faktycznym, Wnioskodawca będzie zobowiązany do obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych ? stosownie do art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w odniesieniu do nieodpłatnych świadczeń w postaci wydawania pracownikom zatrudnionym na stanowiskach wymienionych w decyzji produktów gotowych umożliwiających samodzielne przygotowanie posiłków przez pracowników, a także czy przypadku zmiany sposobu wywiązywania się ze swoich obowiązków (przekazanie pracownikom bonów żywieniowych zamiast produktów, z których przygotowuje się posiłki) Wnioskodawca będzie zobowiązany do obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych ? stosownie do art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w odniesieniu do nieodpłatnych świadczeń w postaci wydawania pracownikom zatrudnionym na stanowiskach wymienionych w decyzji bonów lub kart żywieniowych. Wnioskodawca stanął na stanowisku, że w pierwszym przypadku, tj. odnośnie wydawania uprawnionym pracownikom produktów gotowych umożliwiających samodzielne przygotowanie posiłków profilaktycznych. Stanowisko to podzielił Dyrektor KIS.
Niemniej jednak wyraził on swój sprzeciw, co do stosowania art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odnośnie planowanego przekazywania uprawnionym pracownikom bonów/kart żywieniowych na posiłki. Wskazał bowiem, że nie wszystkie artykuły spożywcze spełniają normy BHP. Kodeks pracy w art. 232 wskazuje na „odpowiednie posiłki i napoje” ze względów profilaktycznych, zaś z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów wynika, że posiłki profilaktyczne wydawane ze względów profilaktycznych mają na celu regenerację pracownika ? uwzględniając procentowy udział poszczególnych składników odżywczych oraz ogólną liczbę kalorii. Inaczej mówiąc są to takie posiłki, które z uwagi na skład oraz warunki środowiska pracy pracowników pełnią rolę regeneracyjną.
Dyrektor KIS wskazał, że: ?(?) w sytuacji, gdy pracodawca nie ma kontroli nad tym jakie produkty spożywcze i napoje są kupowane przez pracownika i czy produkty te istotnie służą przygotowaniu przez niego właściwego posiłku spełniającego normy określone w powołanym wyżej rozporządzeniu w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów ? brak jest możliwości zastosowania przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienia przedmiotowego. Omawiany przepis daje podstawę do zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, ale tylko w tym przypadku, gdy dane świadczenie spełnia wymogi przewidziane w przepisach BHP i przyznawane jest zgodnie z tymi przepisami?. Organ wskazał, że taka wykładnia art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zgodna jest z literalnym brzmieniem przepisu i nie stosuje go w sposób zawężający.
Mając na uwadze powyższe na Wnioskodawcy, jako na płatniku, będzie ciążył obowiązek obliczania, pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wydanych bonów/kart żywieniowych na posiłki na podstawie art. 31 i art. 38 ust. 1 tej ustawy.
Podsumowując: w przypadku, gdy pracodawca zapewnia pracownikom posiłki profilaktyczne w taki sposób, że kupuje produkty, z których podwładni przygotowują te posiłki, to wartość tych produktów jest wolna od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jeśli jednak pracodawca wydaje zatrudnionym bony żywnościowe i nie kontroluje, jakie produkty i napoje są za nie kupowane, to musi doliczyć wartość bonów do przychodu ze stosunku pracy i potrącić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.
