Zagadnienie refakturowania usług jest unormowane w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. w art. 8 ust. 2a, zgodnie z którym w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
Z powyższego wynika, że podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej, traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę winno być potraktowane jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Zatem konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi.
Jednak należy wskazać, że jedną z niepisanych zasad refakturowania usług podnoszoną przez organy podatkowe, w tym np. usług noclegowych, jest to, aby z refakturowanych usług nie korzystał podmiot refakturujący, bądź korzystał z tych usług jedynie w części. Nie powinno się bowiem, zdaniem organów podatkowych, refakturować kosztów tych usług, które podmiot refakturujący wykorzystał do prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.
Zatem zasadne jest w tym przypadku wliczenie poniesionych wydatków na koszty podróży i noclegi do podstawy opodatkowania. Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2-5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika. Na podstawie art. 29a ust. 6 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podstawa opodatkowania obejmuje koszty dodatkowe, takie jak prowizje, koszty opakowania, transportu i ubezpieczenia, pobierane przez dokonującego dostawy lub usługodawcę od nabywcy lub usługobiorcy. Na tej podstawie osoba fizyczna będąca podatnikiem podatku od towarów i usług (usługodawca) powinna wartość świadczeń dodatkowych doliczyć do swojego wynagrodzenia, na które wystawi fakturę z właściwą dla tej usługi (głównej) stawką podatku VAT.
W przypadku podatników zwolnionych od podatku od towarów i usług należy wskazać, że zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.
Jednak zgodnie z ust. 3 art. 106b, na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
- czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów ? jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,
- sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118
- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
