Zasady przetwarzania danych osobowych do celów badań naukowych i prac rozwojowych określa art. 469(b) ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (zwane dalej PSWiN.) W art. 469b ust.1 wskazano, że do przetwarzania danych osobowych przez podmioty, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 i 4-7, do celów badań naukowych i prac rozwojowych wyłącza się stosowanie przepisów art. 15, art. 16, art. 18 i art. 21 rozporządzenia 2016/679, jeżeli zachodzi prawdopodobieństwo, że prawa określone w tych przepisach uniemożliwią lub poważnie utrudnią realizację celów badań naukowych i prac rozwojowych, i jeżeli wyłączenia te są konieczne do realizacji tych celów. Rozwiązanie przyjęte w ustawie ma ułatwić badaczom prowadzenie badań, jednak warunkiem jego zastosowania jest spełnienie przesłanki prawdopodobieństwa, że prawa określone w tych przepisach uniemożliwią lub poważnie utrudnią realizację celów badań naukowych i prac rozwojowych, a także przygotowania pracy dyplomowej lub rozprawy doktorskiej, oraz przesłanki konieczności (niezbędności) wyłączenia do realizacji celów badań naukowych i prac rozwojowych. W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych do celów badań naukowych i prac rozwojowych warunkiem jest publikowanie wyników tych badań w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby fizycznej, której dane zostały przetworzone (art. 469b ust. 2 PSWiN).
Dane pozyskane w celu prowadzenia badań naukowych mogą być przetwarzane pod warunkiem, że administrator danych wdroży odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne praw i wolności osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane, zgodne z RODO (art. 469 b ust. 3 PSWiN). W szczególności, przez pseudonimizację albo szyfrowanie danych, nadawanie uprawnień do ich przetwarzania minimalnej liczbie osób niezbędnych do prowadzenia badań naukowych i prac rozwojowych, kontrolę dostępu do pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty zawierające dane osobowe, oraz opracowanie procedury określającej sposób zabezpieczenia danych. Dane poddaje się anonimizacji niezwłocznie po osiągnięciu celu badań naukowych lub prac rozwojowych. Do tego czasu dane, które można wykorzystać do identyfikacji danej osoby fizycznej, zapisuje się osobno. Można je łączyć z informacjami szczegółowymi dotyczącymi danej osoby fizycznej wyłącznie, jeżeli wymaga tego cel badań naukowych lub prac rozwojowych.
Przetwarzając dane osobowe należy mieć na uwadze zasadę minimalizacji danych (art. 5 ust.1 c RODO), z której wynika obowiązek ograniczenia przetwarzania do takiego zakresu danych, jaki jest niezbędny do danego celu. Jednocześnie zasada ograniczenia przechowywania nakłada obowiązek niszczenia lub usuwania danych niezwłocznie po ustaniu okresu ich przydatności do celów przetwarzania. Oznacza to, że przetwarzanie danych osobowych w zakresie większym niż niezbędne minimum lub przez okres dłuższy niż konieczny będzie stanowiło naruszenie ochrony danych (art. 5 ust.1 e RODO).
Maciej Sobiech
dyrektor Oddziału Wielkopolskiego
doradca podatkowy nr 09809
radca prawny nr wpisu 1845
