Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują między innymi diety.
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży. Zgodnie z powołanym rozporządzeniem w przypadku podróży służbowej krajowej dieta nie przysługuje:
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;
- jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety.
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe zasady procentowego zmniejszania diety stosuje się odpowiednio.
W przypadku zaś podróży służbowej zagranicznej należy stosować regulacje zawarte są w par. 14 rozporządzenia:
- Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.
- Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety;
- obiad – 30% diety;
- kolacja – 30% diety.
- W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
- Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Zatem zarówno w przypadku podróży krajowej jak i zagranicznej dietę należy pomniejszać w przypadku zapewnienia posiłku lub całodziennego wyżywienia. Niewątpliwie posiłek będzie zapewniony, jeżeli pracodawca za niego zapłaci. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracodawca bezpośrednio ponosi wydatek, czy też koszty posiłków zawarte są w cenie innych usług (noclegów, szkolenia itp.). Zatem i posiłek z kontrahentem, za który zapłacił pracodawca, niewątpliwie pomniejsza diety pracownika. Jeżeli jednak to kontrahent płaci za posiłek, można mieć wątpliwości, czy jest to równoznaczne z zapewnieniem posiłku. Trzeba jednak pamiętać, że z przepisów rozporządzenia nie wynika warunek, iż posiłek ma być sfinansowany przez pracodawcę. Jeżeli zatem pracownik udał się na służbową kolację, za którą zapłacił kontrahent, niewątpliwie skorzystał z darmowego poczęstunku, albo co najmniej był on mu zapewniony i tym samym dieta pracownika powinna zostać obniżona. Dlatego też pracodawcy przyjmują praktykę odbierania od pracowników oświadczeń (informacji) o zapewnionych posiłkach, gdyż jest to oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet.
Zatem jeśli nawet pracownik z posiłku nie skorzystał, ale był on mu zapewniony (opłacony przez pracodawcę), to dieta z tego tytułu powinna zostać pomniejszona o kwotę w wysokości odpowiedniej do rodzaju podróży służbowej. Jeśli pracodawca zdecyduje się jednak wypłacić pracownikowi całą dietę, to wartość odpowiadająca niedokonanej kwocie potrącenia z tytułu zapewnionego posiłku będzie stanowiła przychód pracownika podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu, gdyż w tej części nie korzysta ze zwolnienia i z wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS.
