Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w celu wykonywania pracy zdalnej a zaliczka na PIT

     Czy w przypadku, gdy podatnik (w związku z trwającą pandemią) zwróci swojemu pracownikowi koszty, które pracownik ten poniósł w związku z umożliwieniem wykonywania pracy zdalnej generują obowiązek poboru zaliczki na PIT?

     Kwestia ta została poruszona w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 lutego 2021 r. (0115-KDIT1.4011.851.2020.1.KK), w której organ zajął następujące stanowisko: ?Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

     W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

     Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

     W myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy ? wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

     Z przedstawionego we wniosku zdarzenia wynika, że w związku z wprowadzonym stanem zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii Spółka współpracuje z częścią pracowników na odległość. Współpraca z Pracownikami odbywa się w trybie pracy zdalnej, nieuregulowanej przepisami Kodeksu Pracy. Spółka wprowadziła Regulamin pracy zdalnej, w którym przewidziana została możliwość refundacji kosztów zakupionego przez pracowników sprzętu niezbędnego do wykonywania obowiązków pracowniczych w trakcie pracy zdalnej. Zgodnie z Regulaminem, pracownik uprawniony jest do zawnioskowania do Spółki o zwrot kosztów za zakupiony sprzęt niezbędny do wyposażenia stanowiska pracy do pracy zdalnej. Wysokość refundacji wynosi maksymalnie 800 zł brutto i przysługuje jednorazowo każdemu pracownikowi. Zakupiony przez pracownika sprzęt stanowi własność pracownika i pozostanie jego własnością po zakończeniu stosunku zatrudnienia.

     Wskazać w tym miejscu należy na art. 77 ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz. U. 2020 r. poz. 1086 z późn. zm.). Przepis ten wprowadził zmiany w przepisach ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1842) między innymi w odniesieniu do pracy zdalnej.

     Zgodnie z przyjętymi rozwiązaniami, na podstawie art. 3 pkt 1 ww. ustawy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

     Jak stanowi art. 3 pkt 3 ww. ustawy wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

     Co do zasady, jak wynika z art. 3 pkt 4 narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca, jednakże na podstawie art. 3 pkt 5 przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

     W sytuacji zlecenia pracy zdalnej, na podstawie ww. przepisów ustawy z 2 marca 2020 r., w związku z regulacją wynikającą z art. 3 pkt 4, zgodnie z którą obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej, po stronie pracownika, na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie powstanie z tego tytułu przychód. Co istotne, bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

     Mając na uwadze powyższe regulacje w przypadku pracowników Wnioskodawcy, którzy pracę zdalną wykonują w związku z występowaniem zagrożenia epidemicznego, otrzymany zwrot kosztów zakupu niezbędnego do pracy sprzętu nie będzie skutkował powstaniem po ich stronie przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych. W konsekwencji nie może mieć zastosowania przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy. Równocześnie na Wnioskodawcy jako płatniku nie ciążą z tego tytułu obowiązki płatnika?.

     Reasumując ? w opinii Organu zwrot wydatków poniesionych w związku z zapewnieniem możliwości wykonywania pracy zdalnej nie generuje po stronie pracownika przychodu. Organ uznał za nieprawidłowe stanowisko wnioskodawcy, iż jest to przychód zwolniony z podatku dochodowego, gdyż w tym przypadku przychód w ogóle nie powstaje.

 

 

Wróć do spisu treści serwisu