Utracona kaucja w systemie kaucyjnym może być kosztem podatkowym – MF wyjaśnia zasady rozliczenia

      Z dniem 1 października 2025 r. wprowadzony został w Polsce system kaucyjny dla wybranych opakowań po napojach, którego funkcjonowanie nastręcza podatnikom nierzadko wielu problemów. Jednym z nich jest utracona kaucja na skutek nie dokonania zwrotu np. butelki, od której została pobrana kaucja. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, czy przedsiębiorca, który w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zapłacił kaucję za opakowanie objęte systemem kaucyjnym, może zaliczyć jej wartość do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli z przyczyn faktycznych nie odzyska kaucji?

      W odpowiedzi na pytanie dziennikarza Ministerstwo Finansów przypomniało, że kaucja ma charakter zwrotny, dlatego co do zasady nie stanowi ani przychodu, ani kosztu uzyskania przychodów na gruncie podatków dochodowych.

      Ministerstwo podkreśliło, że zapłacona kaucja nie jest wydatkiem definitywnym, ponieważ podatnik może odzyskać jej wartość po zwrocie opakowania. Z tego względu sama wpłata kaucji nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.

      Jednocześnie resort wskazał, że nie można przyjąć, iż kaucja nigdy nie będzie mogła stanowić kosztu podatkowego. Jeżeli z określonych przyczyn przedsiębiorca utraci możliwość odzyskania wpłaconej kaucji, wydatek ten może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem spełnienia ogólnych przesłanek wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

      Ministerstwo zwróciło uwagę, że każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny. Należy zbadać przede wszystkim związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jego racjonalność i gospodarcze uzasadnienie oraz odpowiednie udokumentowanie poniesionego kosztu. Konieczne jest również wykluczenie, że wydatek znajduje się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

      Stanowisko Ministerstwa potwierdza, że utracona kaucja nie jest automatycznie wyłączona z kosztów podatkowych. Jeżeli przedsiębiorca wykaże, że utrata kaucji pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i spełnia ogólne warunki uznania wydatku za koszt podatkowy, jej wartość może zostać rozliczona podatkowo. Jednocześnie brak jest wskazania jednolitego momentu rozpoznania takiego kosztu. Termin jego ujęcia będzie zależał od okoliczności konkretnej sprawy, w szczególności od momentu, w którym podatnik definitywnie utraci możliwość odzyskania kaucji.

      Podsumowując stanowisko Ministerstwa jest korzystne dla przedsiębiorców. Potwierdza bowiem, że utrata kaucji w ramach systemu kaucyjnego nie musi oznaczać definitywnego obciążenia ekonomicznego bez skutków podatkowych. Kluczowe znaczenie będzie miało jednak właściwe udokumentowanie okoliczności utraty kaucji oraz wykazanie związku poniesionego wydatku z działalnością gospodarczą.