Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Spółka z o.o. (osoba prawna) prowadząc księgi rachunkowe rozlicza koszty uzyskania przychodów w podziale na:
- koszty bezpośrednio związane z przychodami danego roku podatkowego oraz
- tzw. koszty pośrednie, których nie da się przyporządkować do konkretnego przychodu.
Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, co do zasady, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody (wynika to z dyspozycji art. 15 ust. 4 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.).
Natomiast koszty pośrednie generalnie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, to w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 15 ust. 4d ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.).
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów przez podatników prowadzących księgi rachunkowe – co do zasady – uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury/rachunku, a w razie ich braku na podstawie innego dowodu, z wyjątkiem rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów ( art. 15 ust. 4e ustawy z dnia 15 lutego 1992 r.).
Do przeliczenia wartości kosztu poniesionego w walucie obcej, udokumentowanego fakturą, należy przyjąć kurs średni ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia faktury dokumentującej poniesiony koszt.
