Należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej stawek z rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. korzystają ze zwolnienia i nie są ani opodatkowane, ani oskładkowane. W przypadku, gdy wypłacona pracownikowi dieta przekracza wysokość stawek diet dla pracowników określonych w ww. rozporządzeniu, ze zwolnienia korzysta jedynie kwota ustalona w tym rozporządzeniu.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika ? do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zgodnie z treścią § 2 powołanego rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).
Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
Ustawodawca przewidział ograniczenia kwotowe w odniesieniu do diet, czyli określonej ryczałtowo kwoty przeznaczonej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, a w podróży zagranicznej także na pokrycie innych drobnych wydatków. Zgodnie z rozporządzeniem dieta w podróży krajowej wynosi obecnie 30 złotych, a w podróżach zagranicznych wysokość diety jest różna w zależności od docelowego państwa podróży.
Ograniczenia kwotowe istnieją również w przypadku noclegów zarówno w podróży służbowej w kraju, jak i za granicą. W podróży krajowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów stwierdzonych rachunkiem, jednak maksymalna zwracana pracownikowi opłata za dobę hotelową nie może przekraczać równowartości dwudziestokrotności diety, tj. 600 złotych. Również w podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zasadniczo zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, jednak maksymalny zwrot za dobę hotelową nie może przekroczyć limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Wysokość limitu zależy od państwa docelowego podróży.
Wszelkie pozostałe wydatki podlegają zwrotowi w kwocie rzeczywiście poniesionej i wykazanej odpowiednimi dokumentami takimi jak faktury, rachunki, bilety, ewentualnie oświadczenia o poniesionym wydatku. Wydatki te muszą oczywiście zostać uznane przez pracodawcę za niezbędne do poniesienia w trakcie podróży służbowej.
Ustawodawca wprowadził zatem rozróżnienie między kosztami wyżywienia i noclegów w podróży służbowej, które są ograniczone limitami, i wszelkimi innymi kosztami podróży służbowej, które są zwracane na podstawie przedstawionych przez pracownika dokumentów bez jakichkolwiek ograniczeń, w pełnej wysokości.
Należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej stawek z rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. korzystają ze zwolnienia i nie są ani opodatkowane, ani oskładkowane. W przypadku, gdy wypłacona pracownikowi dieta przekracza wysokość stawek diet dla pracowników określonych w ww. rozporządzeniu, ze zwolnienia korzysta jedynie kwota ustalona w tym rozporządzeniu. Nadwyżka stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.
